Obsługa kadr i płac jest obowiązkowym elementem każdej firmy, który powinien być prowadzony we właściwy sposób. Zadania kadrowych obejmują nie tylko przeprowadzanie procesów związanych z zatrudnieniem i rotacją pracowników, ale również kwestie finansowe – jak na przykład terminowe wypłaty; kontakt z urzędami i różnego rodzaju instytucjami to również obszar, w którym pracownicy działu HR muszą sprawnie się poruszać. Jakie dokładnie zadania wykonuje specjalista do spraw kadr i płac?
Kadry i płace – czym się zajmują?
Specjaliści do spraw kadr i płac muszą posiadać bardzo dużą wiedzę z zakresu prawa pracy oraz administracji, aby prawidłowo wykonywać swoje zadania. Ich zakres jest bardzo szeroki – zależny jednak od ilości zatrudnionych osób, jak również wymagań firmy. Do najważniejszych z nich należą:
- prowadzenie dokumentacji kadrowej,
- obsługa procesów związanych z zatrudnianiem oraz rozwiązywaniem umów o pracę,
- ewidencja czasu pracy,
- kontrola uprawnień pracowniczych,
- rekrutacja i selekcja kandydatów do pracy,
- kontrola wypłaty wynagrodzeń,
- kontrola aktualności badań lekarskich,
- prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
Oprócz tego kadrowi dbają o to, aby były przestrzegane prawa każdego pracownika, zapewniona higiena pracy oraz spełnione warunki BHP. Dodatkowo, w niektórych firmach specjaliści podejmują się działań motywacyjno-integracyjnych, a więc np. organizowanie firmowych imprez, szkoleń i kursów podnoszących kwalifikacje czy kontrola nad systemem premiowym. Dzięki sprawnej organizacji w dziale HR, zwiększa się motywacja i zaangażowanie pracowników, co korzystnie wpływa na osiągnięcia całej firmy.
Praca w kadrach – na czym polega?
W ogólnym ujęciu, specjaliści do spraw kadr i płac zajmują się ludzkim potencjałem firmy (z ang. Human Resources – HR) – zaczynając od działań związanych z rekrutacją, poprzez dalsze prowadzenie całej dokumentacji pracowniczej, i na jej archiwizacji kończąc. Dokumentacja ta obejmuje:
- dokumenty dostarczone przez pracownika na początku zatrudnienia (CV, rekomendacje),
- umowy o pracę, aneksy,
- inne dokumenty, które wymagają załączenia do akt (noty od pracodawcy),
- wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, zaświadczenia ZUS
- zwolnienia, wypowiedzenia
Specjaliści ds. kadr i płac dbają również o przestrzeganie terminów wykonywania okresowych badań lekarskich czy szkoleń z bezpieczeństwa i higieny pracy. Zajmują się również rozliczaniem wynagrodzeń – w zakres tych działań wchodzi ewidencja czasu pracy, naliczanie wynagrodzenia i jego terminowa wypłata.
Kadrowi odpowiadają również za monitorowanie poziomu zadowolenia i motywacji pracowników i proponują rozwiązania, dzięki którym można zwiększyć efektywność pracy. Czuwają więc nad odpowiednim wdrożeniem, adaptacją i rozwojem pracowników, dbając przy tym, aby były przestrzegane przepisy zarówno Kodeksu Pracy, jak i BHP. Wpływają na pozytywną atmosferę w firmie, dbają o dobrą komunikację, często pomagają w rozwiązywaniu konfliktów.
Specjalista do spraw kadr i płac – wymagania
W związku z dużą ilością zadań, ich różnorodnością i specyfiką, osoby zatrudnione na tym stanowisku nie tylko powinny być na nie dobrze przygotowane merytorycznie, ale również powinny być gotowe na stałe podnoszenie swoich kompetencji. Przepisy często się zmieniają, zmienia się też rynek pracy i oczekiwania zarówno pracowników, jak i pracodawców. Specjaliści ds. kadr i płac muszą być więc stale na bieżąco, aby budować zespół ludzi, którzy chętnie i wydajnie podejmują się swoich zadań.
Jak zacząć pracę w kadrach?
Najważniejsze jest przygotowanie merytoryczne, aby sprawnie wejść w działania firmy i wspierać ją w zakresie HR. Taką wiedzę można zdobyć na przykład na kursie kadr i płac, gdzie zawarte są najważniejsze zagadnienia, niezbędne do pracy na stanowisku kadrowym:
- prawo pracy,
- zatrudnianie pracowników i ustanie stosunku pracy,
- urlopy i czas pracy,
- wypłacanie wynagrodzeń,
- obsługa programów kadrowo-płacowych
Sprawne zarządzanie dokumentacją, a także przepływem dokumentów i odpowiednia komunikacja to mocny filar dla prawidłowego funkcjonowania firmy, również wizerunkowo. Osoby otwarte na ludzi, komunikatywne, a przy tym dobrze zorganizowane, dokładne i dyskretne, świetnie się odnajdą na tym stanowisku.
