Kadry to serce każdej firmy – bez nich trudno wyobrazić sobie legalne zatrudnianie, sprawne umowy czy porządek w dokumentacji. Choć zwykle działają w tle, to właśnie one decydują o tym, czy organizacja funkcjonuje płynnie i zgodnie z prawem. Co ciekawe, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej – to spore ułatwienie, ale i wyzwanie (dane z MRiPS). W kolejnych częściach artykułu przyjrzymy się bliżej, czym dokładnie zajmuje się dział kadr i płac.
Kadry i płace – co to za dział i jaką pełni rolę w organizacji?
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za zatrudnianie, rozliczanie wynagrodzeń oraz przestrzeganie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych to właśnie dział kadr i płac. W większych firmach funkcjonuje często jako dwa oddzielne zespoły, które ściśle ze sobą współpracują, a należą do nich:
- dział Kadr;
- dział Płac.
W mniejszych strukturach są połączone i obsługiwane przez te same osoby. Kadry – co to tak właściwie? To część organizacji zajmująca się „życiem pracownika w firmie” – od momentu zatrudnienia, przez codzienną obsługę kadrową, aż po zakończenie współpracy. Z kolei płace skupiają się na obliczaniu wynagrodzeń, naliczaniu składek i podatków.
Dział kadr – co to jest w praktyce?
To nie tylko administracja, ale przede wszystkim:
- filar bezpieczeństwa firmy;
- rzetelnie prowadzona dokumentacja pracownicza;
- aktualne procedury gwarantujące zgodność z prawem;
- ochrona organizacji przed konsekwencjami kontroli (np. PIP czy ZUS).
Najważniejsze zadania działu kadr
Pierwszym i podstawowym obowiązkiem jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Obejmuje to akta osobowe każdego zatrudnionego, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, zaświadczenia i aktualizacje danych osobowych. Brzmi prosto? Tylko na pozór. Przepisy szczegółowo określają, co i jak powinno być przechowywane, przez ile lat i w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej (tzw. e-akta).
Kadrowcy mają naprawdę szeroki zakres obowiązków, które wykraczają daleko poza samą obsługę dokumentacji. Do ich zadań należy m.in.:
- zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło);
- prowadzenie komunikacji z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak ZUS, PIP czy GUS;
- nadzorowanie badań lekarskich pracowników;
- organizacja i kontrola szkoleń BHP.
Warto również wspomnieć o współpracy z działem HR i płac. Dane dotyczące nieobecności, nadgodzin czy zakończenia umowy mają bezpośredni wpływ na rozliczenie wynagrodzeń. Zgrany zespół w tych obszarach to gwarancja sprawnego działania całej firmy.
Kadry a zmiany w przepisach – dlaczego potrzebna jest aktualna wiedza?
Jedną z większych trudności w pracy kadrowej jest konieczność nieustannego aktualizowania wiedzy. Prawo pracy, ubezpieczenia społeczne, rozporządzenia ministerialne – to obszary, które potrafią zmieniać się z roku na rok, a niekiedy nawet częściej.
W ostatnich latach w obszarze kadr i prawa pracy pojawiło się wiele istotnych zmian, w tym m.in.:
- wprowadzenie elektronicznych akt osobowych;
- nowe regulacje dotyczące organizacji i rozliczania pracy zdalnej;
- zmodyfikowane zasady udzielania urlopów rodzicielskich oraz opiekuńczych.
Każda z tych zmian wymagała dostosowania dokumentów wewnętrznych, procedur oraz systemów kadrowych, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i sprawne funkcjonowanie firmy.
Osoby pracujące w dziale kadr muszą być czujne – nie tylko w zakresie znajomości nowych przepisów, ale też ich interpretacji. Błąd w dokumentacji czy niewłaściwa procedura może skutkować nie tylko sankcjami prawnymi, ale też utratą zaufania ze strony pracowników. Dlatego właśnie kadry to nie tylko dokumenty, ale także bieżące śledzenie prawa i jego praktyczne stosowanie.
Praca w kadrach – dla kogo? Jakie kompetencje są potrzebne?
Osoba na tym stanowisku musi łączyć w sobie dokładność, cierpliwość i odpowiedzialność, a jednocześnie dobrze odnajdywać się w zawiłych przepisach prawa pracy. Jej codzienność to balans między formalnościami administracyjnymi a wspieraniem pracowników. I właśnie w tym miejscu pojawia się pytanie: kadrowa – kto to i jakie jeszcze umiejętności powinna posiadać? O tym dowiesz się poniżej.
Z pewnością przydaje się biegłość w interpretowaniu przepisów – często nie są one jednoznaczne i wymagają analizy. Niezbędna jest też skrupulatność, bo każda pomyłka może nieść poważne skutki – np. opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia lub problemy z ZUS.
Codzienne funkcjonowanie firmy a w tym wszystkim kadry – co to tak naprawdę oznacza? To przede wszystkim praca z ludźmi, która wymaga:
- umiejętności wyjaśniania skomplikowanych kwestii prostym językiem;
- zachowania spokoju w sytuacjach stresowych;
- dbałości o poufność danych osobowych i płacowych;
- dużej odpowiedzialności za podejmowane działania.
Niezbędne jest również korzystanie z narzędzi, takich jak:
- programy kadrowo-płacowe;
- arkusze kalkulacyjne;
- systemy do ewidencji czasu pracy.
Jak zdobyć kwalifikacje kadrowe?
Wejście do świata kadr nie jest zarezerwowane wyłącznie dla absolwentów kierunkowych studiów. Coraz więcej osób zdobywa kwalifikacje dzięki specjalistycznym kursom, które przygotowują do pracy na stanowisku kadrowym.
Dobrym przykładem jest Kurs Specjalista ds. Kadr dostępny w ofercie kik.edu.pl to elastyczne rozwiązanie dla osób, które chcą zdobyć wiedzę w wygodnym tempie – niezależnie od miejsca zamieszkania czy obecnych obowiązków zawodowych. Kurs pozwala zrozumieć teorię, jak i przyswoić praktyczne umiejętności. Wiele firm ceni sobie kandydatów, którzy mają konkretną wiedzę i umiejętności!
Dział kadr i płac to serce firmy, którego warto słuchać
To nie tylko miejsce, gdzie składa się wnioski urlopowe i odbiera zaświadczenia. To centrum, w którym dba się o legalność zatrudnienia, bezpieczeństwo danych, komfort pracy i zgodność z prawem. Dział kadr – co to jest? To przede wszystkim ludzie, którzy – choć działają często w cieniu – mają ogromny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Zrozumienie roli tego działu to coś, co przydaje się każdemu – bez względu na to, czy zarządzasz firmą, jesteś rekruterem, czy po prostu pracownikiem, który chce wiedzieć więcej o swoich prawach.
Jeśli interesuje Cię dział kadr i płac lub chcesz ugruntować dotychczasową wiedzę, wejdź na kik.edu.pl i sprawdź najnowszą ofertę oraz kompendium informacji. Zacznij już dziś i zdobądź umiejętności, które realnie zwiększą Twoje szanse na zatrudnienie!
Zajrzyj na naszego bloga i przeczytaj, ile zarabia osoba na stanowisku kontrolera finansowego.
