W trakcie trwania zatrudnienia pracownicy dostarczają wielu dokumentów, które są niezbędne do tego, aby praca była wykonywana zgodnie z aktualnymi przepisami. Jednak co w chwili wypowiedzenia umowy o pracę za porozumieniem stron bez okresu wypowiedzenia lub wygaśnięcia stosunku pracy? Czy pracownik zabiera ze sobą całą dokumentację pracowniczą? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części artykułu.
Podstawowe informacje na temat dokumentacji pracowniczej
Dokumentacją pracowniczą określa się wszelkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Każdy pracodawca ma obowiązek do jej prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej, co wynika z art. 94. Kodeksu pracy.
Opracowano również regulacje dokumentacji pracowniczej rozporządzeniem, które ma na celu określenie zasad jej prowadzenia. Jest nim Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokument ten wyznacza m.in.:
- zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej;
- sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej;
- sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej w całości lub części.
Zapisz się na “Kurs Specjalista ds. Kadr” i naucz się zarządzać dokumentacją pracowniczą
Dokumentacja pracownicza wobec wygaśnięcia stosunku pracy
Wygaśnięcie umowy o pracę prowadzi do skutku prawnego w postaci ustania stosunku pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Wtedy to pracodawca ma obowiązek sporządzić stosowną dokumentację potwierdzającą zakończenie stosunku pracy, w tym świadectwo pracy, które zawiera informacje o:
- okresie zatrudnienia,
- rodzaju umowy o pracę,
- stanowisku,
- przyczynie rozwiązania umowy.
Pracownik nie zabiera ze sobą całej dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku pracy. Jej przechowywanie jest jednym z obowiązków pracodawców wskazanym w Kodeksie pracy, również w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę za porozumieniem stron bez okresu wypowiedzenia. Co do zasady, obejmuje on okres 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że odrębne przepisy przewidują inaczej.
Kto zajmuje się dokumentacją pracowniczą w firmie?
Jak wskazaliśmy, pracodawca ma obowiązek zadbać o to, by w sposób odpowiedni zbierać i przechowywać dokumentację pracowniczą. Jednak w każdej firmie zadania administracyjne, zarządcze lub kontrolne związane z zatrudnionymi przypisane są do poszczególnych osób czy działów. Oczywiście jest to zależne od wielkości przedsiębiorstwa i jego wewnętrznej struktury, ale w dużych przedsiębiorstwach bardzo często zajmują się tym specjaliści w zakresie kadr. Do obowiązków osób na tym stanowisku należy realizowanie polityki kadrowej firmy zgodnie z prawem pracy, a także obsługiwanie procesów, które wiążą się z pracownikami.
“Kurs Specjalista ds. Kadr” nie tylko dla kadrowych
Celem “Kursu Specjalisty ds. Kadr” jest wyposażenie uczestnika w wiedzę z zakresu podstawowych zagadnień z prawa pracy, zagadnień dotyczących zatrudniania pracowników, ustania stosunku pracy, urlopów i czasu pracy, a także wypłacania wynagrodzenia za pracę. Jest to szkolenie, które umożliwia zdobycie teoretycznego i praktycznego przygotowania absolwenta do wykonania zawodu specjalisty ds. kadr.
“Kurs Specjalista ds. Kadr” jest przygotowany nie tylko dla kadrowych lub osób, które chcą rozpocząć pracę w tym zawodzie. Doskonale sprawdzi się dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, a także pracowników.
Warto podkreślić, że Krajowa Izba Księgowych po ukończeniu kursu wydaje uczestnikowi szkolenia dyplom specjalisty ds. kadr, zaświadczenie na wzorze Ministra Edukacji Narodowej, certyfikat ukończenia kursu w języku polskim i angielskim. Od tej pory absolwent może się mianować tytułem specjalisty ds. kadr.
