Pracownicy, którzy zauważą zjawisko naruszenia w pracy, mogą liczyć na lepszą ochronę prawną. Z danych Państwowego Inspektora Pracy wynika, że w 2021 roku odnotowano ponad 42 tysiące takich incydentów – o prawie 6 tysięcy więcej niż w roku poprzednim. Natomiast w 2023 roku wpłynęło ponad 43 tysiące skarg, a inspektorzy udzielili 350 tysięcy porad. Jak widać, problem naruszeń praw pracowników wciąż pozostaje aktualny. Każda osoba odpowiedzialna za kadry w firmie powinna zatem znać przepisy Ustawy o sygnalistach, aby skutecznie wprowadzić odpowiednie procedury. Jakie obowiązki nakłada na pracodawców ustawa i jak wdrożyć jej zapisy w firmie? O tym w dalszej części artykułu.
Kto to jest sygnalista w firmie?
Zanim rozpatrzymy, jakie kwestie i zmiany weszły w życie wraz z Ustawą o sygnalistach, należy najpierw określić, kim jest taka osoba. To najczęściej pracownik organizacji lub firmy posiadający dowody potwierdzające fakt zachodzących nieprawidłowości w ramach danej organizacji. Dotyczy m.in. przedsiębiorstw, instytucji oraz placówek publicznych.
Sygnalista to osoba, która poza dowodami wykazuje również chęć do włączenia się w konkretne działania mające na celu wyeliminowanie problemów. Głównym założeniem takiego zgłoszenia jest działanie w dobrej wierze i na rzecz interesu firmy, a nie z osobistych powódek dotyczących np. niechęci wobec któregoś z pracowników.
Trzeba podkreślić, że nieodpowiednie byłoby pytanie: „jak zostać sygnalistą”. Bardziej trafne jest użycie sformułowania: „jak być sygnalistą”. Co ważne, może nim być nie tylko pracownik danej firmy, ale także klient, kontrahent, a nawet osoba zupełnie niezwiązana z firmą.
ZDOBĄDŹ CENNĄ WIEDZĘ I UMIEJĘTNOŚCI. WYBIERZ „KURS SPECJALISTA DS. KADR”!
Ustawa o sygnalistach – podstawowe założenia
Na problem braku regulacji i działań, jakie należy podjąć w związku ze zgłoszeniami o nieprawidłowości pracy i braku ochrony poufności sygnalistów zwrócono uwagę jeszcze przed uchwaleniem Ustawy sygnalistów w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady. Jednak szczegółowe zalecenia w tej kwestii zawarte są w Ustawie o sygnalistach. Dokument został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Ministerstwo Sprawiedliwości również brało udział w tworzeniu projektu, zgłaszając swoje uwagi podczas procesu legislacyjnego.
Ustawa weszła w życie 25.09.2024 roku. Jej celem jest zapewnienie ochrony osobom, które zgłaszają naruszenia prawa oraz zabezpieczenie ich przed możliwymi działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Dotyczy naruszeń takich jak:
- mobbing,
- pozbawienie pracy,
- nieprzyznanie premii,
- odmowa nawiązania stosunku pracy,
- obniżenie wynagrodzenia,
- pominięcie przy awansach,
- dyskryminacja,
- przeniesienie na niższe stanowisko i inne.
Jeżeli sygnalista doświadczy podobnych zjawisk, będzie mógł domagać się odszkodowania lub zadośćuczynienia.
Jednocześnie akt ten reguluje, że zgłoszenie nieprawidłowości będzie dobrowolne. Tożsamość sygnalisty będzie też musiała być utrzymywana w ścisłej tajemnicy.
Ustawa o sygnalistach – procedura zgłoszeń i obowiązki pracodawcy
W związku z ustawą o sygnalistach w firmach i organizacjach muszą zostać ustanowione specjalne procedury wewnętrzne związane z przyjmowaniem zgłoszeń o zaistniałych nieprawidłowościach czy naruszeniach prawa, dlatego tak ważne jest przeszkolenie osób pracujących w Dziale Kadr. Organizacja musi uwzględniać zapewnienie sygnalistom anonimowości.
Jak dokonać takiego zgłoszenia? Tryb może być zarówno pisemny, jak i ustny. Można go dokonać w odpowiedniej komórce własnej organizacji (wewnętrzne zgłoszenie) lub w organie publicznym (zewnętrzne zgłoszenie). Kolejną możliwością jest publiczne ujawnienie, jednak takie postępowanie dotyczy tylko wyjątkowych sytuacji i obszarów, takich jak korupcja, ochrona środowiska, pranie brudnych pieniędzy, ochrona prywatności i danych osobowych czy bezpieczeństwo żywności.
Status sygnalisty nadawany jest w momencie zgłoszenia nieprawidłowości. Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia przez odpowiednią jednostkę nie wpływa na nadanie tego statusu.
Rola działu kadr w obsłudze i ochronie sygnalistów
Pracodawca musi wyznaczyć jednostkę albo osobę, która odpowiedzialna będzie za przyjmowanie zgłoszeń wraz z kontaktem czy adresem sygnalisty. Tu kluczową rolę w większości jednostek pełnić będą kadry. Konieczne będzie nie tylko przyjęcie zgłoszenia i potwierdzenie w ciągu 7 dni otrzymania go poprzez informację zwrotną, ale też zawiadomienie o działaniach podjętych w zgłoszonej sprawie w terminie do 3 miesięcy od momentu zgłoszenia. Sprawdź także szeroki zakres obowiązków działu kadr.
Dział kadr ma w związku z ustawą o sygnalistach niemałe wyzwanie. Art. 27 aktu prawnego jasno wskazuje, że konieczne jest zapewnienie anonimowości i przetwarzanie danych osobowych bez możliwości dostępu do nich osobom nieobjętym zgłoszeniem. Ponadto nawet w przypadku zakończenia stosunku pracy, osoby z kadr mają obowiązek utrzymania tajemnicy dotyczącej tożsamości sygnalistów.
Zgodnie z art. 29 ustawy należy również prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Powinien on zawierać numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, szczegółowe dane sygnalisty oraz dane osoby, której dotyczy zgłoszenie. Oprócz tego zapisana musi być data zgłoszenia i zanotowane dokładnie działania, jakie zostały podjęte w danej sprawie.
Dlaczego ochrona sygnalistów jest tak ważna? Decyzja pracownika o zgłoszeniu naruszenia może wiązać się z ryzykiem negatywnych konsekwencji ze strony zatrudniającego. Jako strona w tej relacji mniej uprzywilejowana, pracownik może zostać pozbawiony awansu, podwyżki czy też nagrody. W takich okolicznościach, istnieje także zwiększone ryzyko mobbingu, który może skutkować wymuszeniem przez pracodawcę rezygnacji z pracy. Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu zabezpieczenie takich osób przed tego rodzaju działaniami.
Postaw na rozwój!
Aby zwiększyć swoje kwalifikacje i właściwie przygotować się do aktualnych wymogów prawnych w zakresie prowadzenia kadr wybierz „Kurs Specjalista ds. kadr” online dostępny na kik.edu.pl. W programie kursu zawarte zostały zagadnienia dotyczące między innymi: podstawowych zagadnień z prawa pracy czy zatrudniania pracowników i ustalania stosunku pracy.
Po ukończeniu kształcenia absolwent otrzyma specjalne zaświadczenie potwierdzające jego kwalifikacje i kompetencje. Specjalista ds. kadr, który został ujęty w klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania i sklasyfikowany kodem zawodu: 242307.
Zapisz się już dziś na „Kurs Specjalista ds. kadr” i zdobądź kompetencje, które zapewnią Ci pewność w zarządzaniu kadrami oraz otworzą nowe możliwości kariery zawodowej. Zainwestuj w swoje umiejętności i dołącz do grona profesjonalistów, którzy są nie tylko na bieżąco z przepisami prawa pracy, ale także potrafią skutecznie wdrażać je w praktyce.
