Zatrudnienie pracownika to podstawa zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Wymaga zrozumienia zarówno przepisów prawa pracy, jak i potrzeb danej organizacji. Właściwe przeprowadzenie rekrutacji jest istotne nie tylko dla efektywnego funkcjonowania całego zespołu, ale także dla ochrony interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Jednym z ważniejszych aspektów jest wybór odpowiedniego rodzaju umowy. W Polsce najczęściej spotykamy dwie formy zatrudnienia — umowę o pracę i umowę cywilnoprawną. Kadrowe odgrywają bardzo ważną rolę w większości etapów zatrudnienia. Sprawdź najważniejsze informacje dotyczące rekrutacji.
Procedura zatrudniania pracownika – umowa o pracę a cywilnoprawna
Aby firma sprawnie przeprowadzała rekrutację, kadrowe powinny znać podstawowe różnice między dwoma rodzajami umów. Umowa o pracę jest regulowana przez Kodeks pracy. Gwarantuje pracownikowi liczne przywileje, w tym prawo do płatnego urlopu, wynagrodzenie za czas choroby, ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także określony czas pracy. Daje większe bezpieczeństwo zatrudnionemu, ale jest też bardziej kosztowna dla pracodawcy.
Umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie i umowa o dzieło) reguluje Kodeks cywilny. Umowa zlecenie wiąże się z obowiązkiem wykonywania określonych czynności, ale bez ścisłego podporządkowania pracodawcy. Natomiast umowa o dzieło dotyczy wykonania określonego dzieła (efektu pracy), nie podlega obowiązkowi składek ZUS, co czyni ją bardziej opłacalną dla pracodawcy, ale jednocześnie ogranicza zabezpieczenia socjalne dla wykonawcy.
Etapy zatrudniania pracownika
Procedura zatrudnienia pracownika składa się z kilku etapów, które pomagają w efektywnym doborze odpowiednich kandydatów do pracy. Choć mogą być podobne niezależnie od rodzaju umowy, różnice tkwią w szczegółach.
Procedura rozpoczyna się od zidentyfikowania brakujących kompetencji lub wprowadzenia nowego stanowiska, które jest wymagane do realizacji zadań. W przypadku umowy o pracę firma planuje długoterminowe zatrudnienie, uwzględniając stabilność stanowiska i korzyści wynikające z zatrudnienia na pełen etat. Przy umowach cywilnoprawnych zazwyczaj chodzi o zlecenie konkretnego zadania lub dzieła, co może mieć charakter krótkoterminowy.
Należy stworzyć szczegółowy opis stanowiska, w tym zakres obowiązków, wymagania kwalifikacyjne oraz warunki zatrudnienia. Można skorzystać z portali rekrutacyjnych czy agencji pracy. Selekcja kandydatów obejmuje przeglądanie CV, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, testów kompetencyjnych i weryfikację referencji. Po wyborze najlepszego kandydata następuje przedstawienie oferty pracy, która obejmuje wynagrodzenie, formę zatrudnienia oraz inne warunki. Podpisanie umowy to najważniejszy moment, w którym formalizuje się zatrudnienie. Na tym etapie dużą rolę odgrywają kadrowe, które przygotowują niezbędne dokumenty przy zatrudnieniu pracownika.
Rekrutacja
Prawidłowo przeprowadzona rekrutacja pozwala wybrać osobę, która najlepiej spełni wymagania danego stanowiska i wpisze się w kulturę organizacyjną firmy. Po otrzymaniu aplikacji rekruterzy analizują CV, zwracając uwagę na kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, wykształcenie oraz umiejętności kandydatów. List motywacyjny często dostarcza dodatkowych informacji o motywacjach i zainteresowaniach kandydata. Na etapie testów rekrutacyjnych często sprawdza się rzeczywiste umiejętności. Mogą to być testy techniczne, językowe lub zadania symulacyjne związane z przyszłymi obowiązkami.
Rozmowa kwalifikacyjna to najważniejszy moment w rekrutacji, pozwalający na lepsze poznanie kandydata, jego sposobu myślenia i podejścia do pracy. Najczęściej odbywa się w kilku etapach. Na koniec, rekruterzy podejmują decyzję o wyborze najlepszego kandydata. Ważne jest, aby decyzja była oparta wyłącznie na ocenie kwalifikacji, umiejętności i potencjału danej osoby. Odrzucenie chętnych z powodu cech niezwiązanych z pracą jest zabronione. Przepisy antydyskryminacyjne mają fundamentalne znaczenie na każdym etapie procesu rekrutacji. Zapewniają równe traktowanie kandydatów, niezależnie od ich płci, wieku, pochodzenia, orientacji seksualnej, religii czy niepełnosprawności.
Formalności przed podpisaniem umowy
Przed podpisaniem ostatecznej umowy o pracę często stosuje się różne formalności, które zabezpieczają interesy obu stron. Kadrowa powinna być z nimi zaznajomiona, tak, aby w razie potrzeby móc je przygotować. Należą do nich:
- umowa przedwstępna – to zobowiązanie obu stron do zawarcia w przyszłości właściwej umowy o pracę, zawierające kluczowe warunki zatrudnienia;
- list intencyjny – dokument wyraża wstępną chęć zawarcia umowy, ale nie jest wiążący prawnie;
- kwestionariusz osobowy – pracodawca może wymagać wypełnienia formularza z danymi osobowymi pracownika, który jest potrzebny do celów formalnych, np. zgłoszenia do ZUS czy ustalenia warunków zatrudnienia.
Badania lekarskie i szkolenia BHP
Pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby każdy nowo zatrudniany pracownik przeszedł badania wstępne oraz szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Celem badań jest ocena, czy pracownik jest zdolny do wykonywania obowiązków na danym stanowisku pod względem zdrowotnym. Natomiast szkolenie wstępne z zakresu BHP, zapoznaje go z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi na danym stanowisku pracy, zagrożeniami oraz środkami ochrony. W tym przypadku zadaniem kadrowej jest przygotowanie odpowiednich wniosków i skierowań. Organizacja i koszty szkoleń leżą po stronie pracodawcy.
Umowa o pracę
Umowa o pracę powinna zawierać kilka elementów, które są wymagane przez prawo, aby była ważna i zgodna z przepisami. Należą do nich:
- strony umowy – dane pracodawcy i pracownika,
- rodzaj umowy – na czas określony, nieokreślony, czy okres próbny,
- data zawarcia umowy i rozpoczęcia pracy,
- zakres obowiązków,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie,
- czas pracy – (pełny etat, część etatu) oraz rozkład godzin pracy,
- urlopy – prawo do urlopu wypoczynkowego, zgodnie z Kodeksem pracy.
Dodatkowo można do umowy wprowadzić klauzule dodatkowe, takie jak zakaz konkurencji, tajemnica przedsiębiorstwa czy dodatkowe świadczenia.
Zobowiązania po podpisaniu umowy
Po podpisaniu umowy o pracę zarówno pracodawca, jak i kadrowa mają szereg obowiązków, które muszą zostać zrealizowane, aby formalnie i prawidłowo wprowadzić nowego pracownika do firmy. Po pierwsze, pracodawca musi zgłosić nowego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Kadrowe muszą natomiast założyć i prowadzić teczkę osobową pracownika, która powinna zawierać:
- dokumenty związane z zatrudnieniem,
- kwestionariusz osobowy,
- dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia.
Należy także poinformować pracownika, w formie pisemnej, o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od podpisania umowy, jeśli nie zostały one zawarte bezpośrednio w umowie o pracę. Przed rozpoczęciem pracy, kandydat musi odbyć szkolenie wstępne z zakresu BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy). Pracownik powinien także zostać zapoznany z wewnętrznymi regulaminami firmy, takimi jak regulamin pracy czy regulamin wynagradzania. Jeśli jesteś zainteresowany, sprawdź także jak wybrać odpowiedni kurs specjalisty ds. kadr.
Kurs specjalisty ds. kadr a sprawny przebieg procesu rekrutacji
”Kurs online na specjalistę ds. kadr’’ dostępny na stronie Krajowej Izby Księgowych, to kompleksowy kurs, który przygotowuje do wykonywania zawodu zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi zarówno w Polsce, jak i w krajach Unii Europejskiej. Kurs prowadzony jest na podstawie przepisów zawartych m.in. w Rozporządzeniu MEiN, Ustawie o rachunkowości oraz prawie bankowym, co gwarantuje wysoki poziom merytoryczny oraz zgodność z aktualnym prawodawstwem. Ukończenie kursu pozwala absolwentom na efektywne zarządzanie procesem zatrudnienia w firmie, co jest niezbędne dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy oraz płynności operacyjnej przedsiębiorstwa. Obejmuje teoretyczne i praktyczne przygotowanie do pracy na stanowisku specjalisty ds. kadr, co pozwala na:
- efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą,
- znajomość aktualnych przepisów prawa,
- świadomość podstawowych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi.
Po ukończeniu kształcenia otrzymasz dokumentację zgodną z wymogami MEiN a dodatkowo dyplom, tytuł Specjalisty ds. kadr i płac, certyfikaty w języku polskim i angielskim. Sprawne zarządzanie procesem zatrudnienia to fundament każdej organizacji. Odpowiednie zarządzanie kadrami nie tylko zapewnia zgodność z prawem, ale również wpływa na płynność operacyjną firmy. Zatrudnienie pracownika wymaga dopilnowania licznych formalności przez kadrowe, takich jak zgłoszenie do ZUS, organizacje szkoleń BHP, a także prowadzenie właściwej dokumentacji.
