Czy wdrożenie e-faktur generuje dodatkowe koszty dla biur księgowych i firm? Tak – ich wysokość zależy od zakresu zmian organizacyjnych, technicznych oraz przygotowania zespołu do pracy w nowym systemie. Sprawdź, jakie elementy wpływają na koszt wdrożenia KSeF i jak można go ograniczyć.
Czym jest KSeF?
Jest to Krajowy System e-Faktur, czyli państwowy system informatyczny do wystawiania, odbierania i przechowywania dokumentów sprzedaży w ustrukturyzowanym formacie XML.
Od kiedy wchodzi KSeF?:
- Od 1 lutego 2026 r. system obejmie podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych podatników VAT.
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe jest wystawianie dokumentów sprzedaży poza KSeF, pod warunkiem że miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekroczy 10 000 zł.
Od czego zależy koszt wdrożenia KSeF?
Koszt wdrożenia KSeF zależy przede wszystkim od stopnia cyfryzacji procesów księgowych oraz sposobu organizacji fakturowania w firmie. Istotne znaczenie ma to, czy przedsiębiorstwo korzysta z systemów umożliwiających obsługę e-faktur oraz integrację z KSeF.
Na poziom nakładów finansowych związanych z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wpływają w szczególności:
- liczba podatników i wolumen faktur obsługiwanych przez biuro;
- dotychczasowy sposób wystawiania faktur, w tym poziom automatyzacji;
- konieczność zmiany procedur wewnętrznych, zwłaszcza w zakresie momentu wystawienia faktury;
- przygotowanie pracowników do obsługi systemu poprzez Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur księgowych i Kurs KSeF 2.0.
Jakie elementy generują największe koszty przy wdrażaniu KSeF?
Największe koszty wdrożenia KSeF wynikają z dostosowania narzędzi informatycznych oraz organizacji pracy do nowych obowiązków. Sam dostęp do systemu jest bezpłatny, jednak jego obsługa wymaga dodatkowych działań.
Do głównych źródeł tych wydatków należą:
- integracja systemów księgowych z KSeF oraz obsługa komunikatów zwrotnych;
- aktualizacja lub zmiana oprogramowania, jeśli dotychczasowe narzędzia nie obsługują e-faktur;
- opracowanie nowych procedur dotyczących wystawiania i odbioru faktur;
- czas przeznaczony na testy systemu i korekty dokumentów.
Czy termin rozpoczęcia przygotowań do KSeF wpływa na koszty wdrożenia?
Tak – rozpoczęcie przygotowań do KSeF na krótko przed terminem obowiązkowego stosowania systemu może zwiększyć koszty wdrożenia. Wynika to z konieczności jednoczesnego dostosowania procedur fakturowania, systemów informatycznych oraz organizacji pracy w ograniczonym czasie.
Jak ograniczyć koszt wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym?
Koszt wdrożenia KSeF można ograniczyć poprzez wcześniejsze uporządkowanie procesów oraz przygotowanie zespołu do pracy zgodnie z wymaganiami systemu. Największe oszczędności wynikają z unikania błędów organizacyjnych.
W praktyce oznacza to konieczność podjęcia następujących działań:
- przeanalizowania procesów fakturowania realizowanych na rzecz klientów;
- ujednolicenia zasad obsługi faktur w KSeF w całym biurze;
- zapewnienia pracownikom wiedzy niezbędnej do obsługi KSeF poprzez Kurs KSeF 2.0 lub Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych dostępne na kik.edu.pl
FAQ
Czy wdrożenie KSeF jest płatne?
Dostęp do KSeF jest bezpłatny, natomiast wydatki wynikają z dostosowania procedur, systemów informatycznych oraz przeszkolenia zespołu.
Od czego najbardziej zależy koszt wdrożenia KSeF?
Koszt wdrożenia zależy od skali działalności, liczby obsługiwanych podmiotów oraz stopnia przygotowania organizacyjnego.
Od kiedy wchodzi KSeF dla największych podatników?
KSeF wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od kiedy wchodzi KSeF dla pozostałych podatników VAT?
Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą.
