Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest równie absorbującym zajęciem, jak udział w tworzeniu i funkcjonowaniu większej firmy. W przypadku biznesów jednoosobowych również trzeba dbać o kwestie związane z finansami, terminową realizacją zleceń i rozliczeniami z kontrahentami czy bieżącym monitorowaniem np. stanów magazynowych i ewidencją środków. Każde z podejmowanych działań ma wpływ na jej budżet oraz finanse. Dlatego koniecznym do wykonania zadaniem jest inwentaryzacja w firmie. Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat i jak przeprowadzić inwentaryzację w firmie.
Inwentaryzacja w firmie – co to jest i dlaczego jest ważna?
Inwentaryzacja jest to zespół różnych skoordynowanych działań rachunkowych, które mają na celu dokładne ustalenie, jaki jest stan liczbowy i wartość majątku danego przedsiębiorstwa. Inwentaryzacja w firmie to czynności, w ramach których przeprowadzany jest szczegółowy raport, mający wykazać wszelkie różnice pomiędzy tym, jaki jest stan rzeczywisty biznesu wynikający z ewidencji księgowej czy innej posiadanej dokumentacji.
Inwentaryzacja w małej firmie, jak i każdym innym przedsiębiorstwie ma na celu rozliczenie wszystkich osób, które odpowiadają za stan majątkowy danego danej firmy. To również faktyczne ustalenie struktury majątkowej oraz możliwość zdiagnozowania istniejących problemów. Dzięki przeprowadzaniu inwentaryzacji możliwe jest szczegółowe określenie kondycji firmy, a także wczesne wykrycie wszelkich nieprawidłowości. Można wówczas wdrożyć natychmiastowe działania i zapobiec poważniejszym problemom.
Prawne wymogi inwentaryzacji dla małych firm
Kwestie związane z inwentaryzacją małych firm, jak i większych przedsiębiorstw zawarte są w art. 26 ustawy o rachunkowości. Co do poszczególnych aspektów związanych z przeprowadzaniem tego typu ewidencji i działań, regulują je kolejne ustępy artykułu 26.
Przykładowo, zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości podstawowym terminem dla inwentaryzacji jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. W sytuacji, gdy w danej firmie jednoosobowej rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzacja powinna odbyć się dnia 31 grudnia.
Podstawowe zasady inwentaryzacji
W procesie inwentaryzacyjnym bardzo ważne jest to, jak przeprowadzić inwentaryzację w firmie, aby działania te umożliwiły uzyskanie wiarygodnych danych i stanowiły solidny punkt odniesienia dla podejmowanych działań. W tym celu warto przeprowadzać proces inwentaryzacji, uwzględniając podstawowe zasady tego typu działania. To przede wszystkim:
- stosowanie się do przepisów prawa;
- dotrzymywanie terminów;
- dokonywanie inwentaryzacji wraz z osobą kompetentną z zakresu finansów i rachunkowości;
- dokładność i rzetelność oględność, zliczania środków i oceny stanu;
- utrzymywanie zasady ograniczonego zaufania;
- kompletność dokonywanych działań.
Co należy uwzględnić w procesie inwentaryzacyjnym?
Przeprowadzając inwentaryzację w firmie, należy w stosownej dokumentacji i spisach uwzględnić:
- aktywa pieniężne – to zarówno krajowe środki płatnicze, jak i wszelkie waluty obce oraz dewizy, jednak z wyjątkiem aktywów gromadzonych na rachunkach bankowych;
- produkty znajdujące się w toku produkcji;
- papiery wartościowe będące w postaci materialnej;
- towary, materiały, produkty gotowe w przypadku, gdy ich wartość na dzień zakupu lub w chwili ich wytworzenia odnosi się w koszty bezpośrednio.
Metody inwentaryzacji
Inwentaryzacja w małej firmie może być przeprowadzana z uwzględnieniem kilku metod. W przypadku, gdy w danym biznesie dochodzi np. do sprzedaży w tonach, wykonuje się bieżące spisywanie stanów magazynowych. Byłoby to bardzo trudne przy wykonywaniu raz do roku.
Inwentaryzacja okresowa w małej firmie dokonywana jest kilka razy w roku. To podliczenie jednostek asortymentu czy ilości składowanych materiałów. Dzięki temu można zapobiec brakom surowców czy opóźnieniom w dostawach zamówień.
Aby pozyskać cenną wiedzę i znajomość zasad dokonywania inwentaryzacji oraz zdobyć umiejętności prowadzenia rozliczeń we własnej firmie, warto zdecydować się na ,,Kurs Samodzielny Księgowy” dostępny na platformie dydaktycznej Krajowej Izby Księgowych. Kurs jest zgodny z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki, Ustawą o prawie oświatowym, Ustawą o rachunkowości oraz prawem bankowym. Po ukończony kursie Absolwent otrzymuje:
- dyplom z nadanym tytułem Samodzielnego Księgowego (kod zawodu: 331301);
- dokumentację zgodną z wymogami MEiN;
- certyfikat ukończenia kursu Samodzielnego Księgowego w języku polskim, oraz języku angielskim.
Otrzymane dokumenty umożliwiają pracę na terenie całej Unii Europejskiej. Dzięki posiadanej akredytacji absolwenci Krajowej Izby Księgowych po ukończeniu kursu mają możliwość uzyskania dodatkowej dokumentacji wydawanej przez uczelnię w postaci dyplomu, rekomendacji i świadectwa ukończenia kursu. Kształcenie można zrealizować z dofinansowaniem z Urzędu Pracy.
