Faktura jest dokumentem mającym na celu potwierdzenie wystąpienia transakcji dotyczących towarów i usług, która ma swoje zastosowanie w księgowości. Istnieją różne rodzaje faktur: uproszczona, VAT, zaliczkowa itd. Na tej ostatniej skupimy się w dalszej części artykułu i wskażemy, jak przygotować się do wykonywania fakturowania.
Co to jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa to rodzaj dokumentu księgowego wystawianego w celu udokumentowania wpłaty zaliczki, zadatku i przedpłaty. Ma ona zastosowanie w sytuacji, gdy otrzymuje się część zapłaty od nabywcy jeszcze przed dokonaniem sprzedaży lub dostawy towarów, a w przypadku usług – przed ich wykonaniem.
Co więcej, fakturę zaliczkową wystawia się również w przypadku wpłacenia zadatku przed dokonaniem wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik korzysta z procedury unijnej odnoszącej się do dostaw towarów i świadczenia niektórych ustaw.
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
Zgodnie z prawem fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostało się całość lub część zapłaty za dostawę towaru albo daną usługę. Jak również nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty za usługi albo towary. Należy podkreślić, że po zakończeniu transakcji wystawia się fakturę końcową.
Poznaj podstawy towaroznawstwa i rozliczanie dokumentacji na “Kursie Fakturzystki”
Co zawiera faktura zaliczkowa?
Na fakturze zaliczkowej znajdują się następujące elementy:
- data wystawienia;
- numer serii mający w sposób jednoznaczny identyfikować fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów albo usług;
- adres podatnika i nabywcy towarów albo usług;
- numer NIP podatnika;
- numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- wysokość otrzymanej kwoty zapłaty;
- kwotę podatku obliczoną od otrzymanej płatności;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi albo datę otrzymania zapłaty (o ile różni się ona od daty wystawienia faktury);
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a wśród nich:
- nazwę towaru lub rodzaj usługi,
- ilość zamówionych towarów,
- wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku,
- stawki podatku,
- kwoty podatku,
- wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Rozliczenie faktury zaliczkowej
Zaliczki są najczęściej stosowane przy przedsięwzięciach o wysokim koszcie, aby pozyskać część pieniędzy na jego wykonanie. Jeżeli zamówienie wykonane zostanie zgodnie z postanowieniami, zaliczka zostaje rozliczona w cenie towaru bądź usługi.
Faktura zaliczkowa nie jest ujmowana w Księdze Przychodów i Rozchodów ani jako koszt, ani jako przychód. To dlatego, że sprzedawca ujmuje fakturę zaliczkową w rejestrze sprzedaży VAT. W Księdze Przychodów i Rozchodów ujmuje się dopiero fakturę końcową.
Jak nauczyć się fakturowania?
Fakturowanie wymaga wiedzy w zakresie zasad i sposobów ewidencjonowania towarów oraz usług. W związku z tym warto się przygotować do jego prawidłowego wykonywania, co umożliwia udział w “Kursie Fakturzystki”. Program tego szkolenia zawiera tematy związane z:
- przepisami prawnymi odnoszącymi się do zawodu sprzedawcy i BHP,
- podstawami towaroznawstwa;
- rozliczaniem dokumentacji,
- obsługą kas fiskalnych;
- obsługą komputerowego programu do fakturowania Symfonia Handel.
Warto dodać, że absolwent otrzymuje: zaświadczenie na wzorze Ministra Edukacji Narodowej, dyplom ze zdjęciem, certyfikat ukończenia kursu w języku polskim i angielskim, a także od tej pory może mianować się tytułem fakturzystki. Dokumenty te wydawane są na podstawie odpowiednich rozporządzeń, dlatego nie wymagają dodatkowych uaktualnień.
