Czy po wprowadzeniu KSeF można nadal wystawiać faktury „po staremu”? Nie, ponieważ system faktur ustrukturyzowanych wprowadza obowiązkowe zasady wystawiania dokumentów, a ich omijanie wiąże się z pewnymi sankcjami. Sprawdź, od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe i jakie kary grożą za brak KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana i od kiedy jest obowiązkowa?
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny wystawiany według ściśle określonej struktury logicznej i przekazywany do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nie ma ona postaci graficznej w rozumieniu PDF czy wydruku, a jej treść jest zapisana w formacie umożliwiającym automatyczne przetwarzanie przez system. Oznacza to, że jedyną fakturą uznawaną za wystawioną jest ta, która została poprawnie przyjęta do systemu, a dokumenty wystawione poza nich nie wywołują skutków prawnych.
Od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe?
Faktury ustrukturyzowane stają się obowiązkowe zgodnie z harmonogramem wdrożenia KSeF określonym przez Ministerstwo Finansów. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. system e-faktur będzie obowiązywał pozostałe firmy.
Jeśli chcesz dobrze przygotować się do pracy z KSeF, warto sięgnąć po Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które w praktyczny sposób pokazują, jak wdrożyć nowe zasady i stosować je na co dzień.
Co oznacza omijanie systemu faktur ustrukturyzowanych?
Takie działania nie są traktowane jako drobne uchybienia techniczne, lecz jako naruszenie obowiązków podatkowych. Mogą one polegać m.in. na dalszym wystawianiu faktur w formie PDF lub papierowej albo na celowym pomijaniu ICH przekazywania do KSeF. W efekcie dokument wystawiony „po staremu” może zostać uznana za niewystawioną, co prowadzi do konkretnych konsekwencji podatkowe i finansowe, takie jak m.in.:
- problemy z prawidłowym wykazaniem podatku należnego;
- możliwością odliczenia VAT przez nabywcę;
- sporów z kontrahentami.
Co więcej, nieprawidłowości związane z obowiązkowym KSeF mogą zostać wykryte podczas kontroli podatkowej, zwiększając ryzyko sankcji i korekt rozliczeń. Dlatego prawidłowe funkcjonowanie w systemie faktur ustrukturyzowanych ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego firmy.
Jakie kary grożą za brak KSeF i wystawianie faktur poza systemem?
Brak stosowania KSeF po wejściu w obowiązek może skutkować nałożeniem kar pieniężnych. Sankcje mogą dotyczyć zarówno niewystawienia faktury w systemie, jak i wystawienia jej niezgodnie z wymaganiami technicznymi.
Wysokość kary zależy od rodzaju naruszenia oraz jego skutków. Organy podatkowe będą brały pod uwagę m.in.:
- skalę uchybień;
- powtarzalność błędów;
- wpływ na rozliczenia podatkowe.
Jak uniknąć kar za brak KSeF?
Kluczowe jest zrozumienie, że strukturyzowana faktura nie jest jedynie nowym formatem dokumentu, ale elementem całkowicie nowego modelu fakturowania. Oznacza to konieczność przeszkolenia zespołów, dostosowania procedur oraz wyboru właściwego sposobu pracy z systemem – poprzez aplikację podatnika lub rozwiązania zintegrowane. Im wcześniej firma przygotuje się do zmian, tym mniejsze ryzyko kosztownych błędów po uruchomieniu systemu.
W tym zakresie nieocenionym wsparciem są Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, dostępne na kik.edu.pl, które w przystępny sposób wyjaśniają zasady działania systemu faktur ustrukturyzowanych, odpowiedzialność podatników oraz najczęstsze ryzyka związane z wdrożeniem. Jeśli chcesz przygotować się do zmian bez stresu i uniknąć kosztownych błędów, sprawdź szczegóły i wybierz szkolenie dopasowane do swoich potrzeb.
FAQ
Czy po obowiązkowym KSeF można wystawiać faktury w PDF?
Nie, po wejściu w obowiązek jedyną prawidłową formą dokumentu jest faktura ustrukturyzowana w KSeF.
Od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe?
Obowiązek zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
Czy faktura wystawiona poza KSeF jest ważna?
Nie, faktura niewysłana do KSeF nie jest uznawana za wystawioną w rozumieniu przepisów.
Czy za brak KSeF grożą kary finansowe?
Tak, omijanie systemu faktur ustrukturyzowanych może skutkować nałożeniem sankcji pieniężnych.
