Czy wdrożenie KSeF przebiega tak samo w jednoosobowej działalności i w dużej firmie? Zastosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) różni się w zależności od skali działalności oraz struktury organizacyjnej podmiotu. Sprawdź, jak przygotować firmę do nowych obowiązków związanych z e-fakturowaniem.
Od kiedy wchodzi KSeF i jak wpływa na małe firmy?
Dla przedsiębiorstw, których obrót za 2024 rok przekroczył 200 mln zł, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT zarejestrowanych w Polsce. Natomiast od 1 stycznia 2027 r. do Krajowego Systemu e-Faktur zostaną włączeni mikroprzedsiębiorcy o niskich obrotach, zgodnie z określonymi w przepisach progami.
W przypadku małych firm wdrożenie KSeF najczęściej oznacza:
- korzystanie z gotowych narzędzi lub systemów online;
- brak konieczności integracji wielu systemów informatycznych;
- szybsze dostosowanie procedur do nowych wymagań KSeF;
- skorzystanie ze wsparcia biura rachunkowego.
Sprawdź także artykuł: KSeF – co to jest i jak działa największe wyzwanie księgowych w 2026 roku?
Jak ustrukturyzowana faktura zmienia pracę w dużej firmie?
W dużej firmie obsługa faktury ustrukturyzowanej wymaga zmian w organizacji pracy oraz w wykorzystywanych systemach informatycznych. Nie dotyczy wyłącznie samego działu księgowości. W związku z wdrożeniem e-fakturowania w dużym przedsiębiorstwie zmianie ulegają m.in.:
- sposób integracji systemów ERP (zintegrowane systemy do zarządzania procesami biznesowymi w firmie) z KSeF;
- zakres odpowiedzialności działów za dane przekazywane w fakturze;
- zasady zarządzania uprawnieniami i bezpieczeństwem informacji;
- schemat obiegu dokumentów finansowych w całej organizacji.
Jak przygotować się merytorycznie do pracy z KSeF?
Przygotowanie merytoryczne do pracy z KSeF wymaga znajomości przepisów regulujących jego funkcjonowanie. Właściwe dostosowanie się do e-fakturowania obejmuje także wiedzę o zasadach wystawiania faktur, ich przekazywania i korygowania.
Zakres tych zagadnień omawiają Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych dostępne na platformie kik.edu.pl.
Czym różni się system faktur ustrukturyzowanych w zależności od skali biznesu?
System faktur ustrukturyzowanych działa tak samo dla wszystkich, ale jego obsługa wygląda inaczej w małej i dużej firmie. Różnice wynikają z liczby dokumentów, stopnia ich skomplikowania i odpowiedzialności za poprawność danych. Najważniejsze różnice to:
- w małych firmach – wdrożenie KSeF zazwyczaj ogranicza się do konfiguracji systemu księgowego czy korzystania z narzędzi udostępnianych przez administrację skarbową, bez integracji z rozbudowanymi systemami informatycznymi;
- w dużych firmach – wprowadzenie KSeF przyjmuje formę projektu obejmującego integrację systemów, testy techniczne i procesowe, w tym weryfikację poprawności danych.
FAQ
Czy mała firma musi przygotowywać projekt wdrożeniowy KSeF?
Mała firma co do zasady nie musi przygotowywać formalnego projektu wdrożeniowego KSeF, jeżeli korzysta z gotowych narzędzi fakturowych i ma nieskomplikowaną strukturę organizacyjną.
Czy duże firmy mają więcej obowiązków w związku z KSeF?
Zakres obowiązków wynikających z przepisów jest taki sam dla wszystkich podatników, jednak w dużych firmach wdrożenie KSeF obejmuje większą liczbę procesów, systemów i zaangażowanych zespołów.
Czy szkolenia są konieczne przy wdrożeniu KSeF?
Szkolenia z zakresu KSeF są istotne, ponieważ brak wiedzy o zasadach działania systemu zwiększa ryzyko błędów, korekt oraz przestojów w pracy księgowości.
Czy KSeF może usprawnić pracę firmy?
KSeF może usprawnić pracę firmy pod warunkiem prawidłowego wdrożenia, ponieważ porządkuje obieg dokumentów oraz umożliwia automatyzację części procesów księgowych.
