Jak postępować, gdy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest niedostępny, a transakcja podlega obowiązkowi fakturowania? W takiej sytuacji dokument sprzedażowy musi zostać wystawiony zgodnie z procedurą przewidzianą dla trybu awaryjnego. W tym artykule wyjaśniamy zasady postępowania oraz obowiązki podatnika.
Czy system KSeF może ulec awarii?
Tak – system KSeF może czasowo przestać działać z przyczyn technicznych, aktualizacji lub problemów po stronie infrastruktury systemowej. W przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur podatnik jest zobowiązany do podjęcia następujących działań:
- Sporządzenia dokumentu sprzedażowego poza systemem w formacie zgodnym z wymogami faktury ustrukturyzowanej.
- Wystawienia faktury w związku z każdą transakcją podlegającą obowiązkowi fakturowania przy użyciu trybu awaryjnego.
- Przekazania wystawionej faktury do KSeF po przywróceniu jego dostępności, z zachowaniem daty jej wystawienia.
Jak przygotować się do obsługi KSeF w sytuacjach awaryjnych?
Przygotowanie do obsługi KSeF w przypadku jego niedostępności wymaga znajomości procedur obowiązujących w trybie awaryjnym. Wiedzę i umiejętności niezbędne do prawidłowego e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur można zdobyć poprzez:
- Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych – przygotowuje pracowników biur rachunkowych do profesjonalnej i bezpiecznej obsługi KSeF w imieniu klientów, w tym do pracy w trybie awaryjnym.
- Kurs KSeF 2.0 – obejmuje zagadnienia związane z obsługą nowej wersji KSeF, w tym podstawy prawne, aspekty techniczne, bezpieczeństwo informacji oraz zarządzanie fakturami elektronicznymi.
Czym jest faktura ustrukturyzowana KSeF i jakie zasady obowiązują przy awarii systemu?
Faktura ustrukturyzowana KSeF to dokument sporządzany w formacie XML według jednolitej struktury logicznej określonej w przepisach. W przypadku czasowej niedostępności KSeF regulacje przewidują wystawienie faktury w trybie awaryjnym oraz jej przekazanie do systemu po przywróceniu jego działania.
Sprawdź także powiązane artykuły: od kiedy obowiązuje system e-faktur i jak zmieni się obsługa klienta i sprzedaż po wdrożeniu KSeF.
Jak przygotować się na awarię KSeF?
Przygotowanie polega na zorganizowaniu procesu dokumentowania sprzedaży w sposób zgodny z przepisami na wypadek czasowej niedostępności KSeF. Aby zapewnić jednolite zasady postępowania w przypadku przerwy w funkcjonowaniu systemu, należy zadbać m.in. o:
- przygotowanie i udostępnienie aktualnych instrukcji określających sposób działania w czasie niedostępności systemu;
- zapewnienie rozwiązań umożliwiających bezpieczne przechowywanie danych;
- ustalenie zasad współpracy z podmiotem dostarczającym oprogramowanie;
- regularne sprawdzanie przyjętych procedur awaryjnych.
Chcesz zdobyć niezbędną wiedzę oraz umiejętności do prawidłowego e-fakturowania w KSeF? Sprawdź ofertę kik.edu.pl, w tym Kurs Specjalista ds. KSeF w biurze rachunkowym oraz KSeF 2.0.
FAQ
Czy awaria systemu zwalnia z obowiązku wystawiania e-faktur KSeF?
Awaria Krajowego Systemu e-Faktur nie zwalnia podatnika z obowiązku dokumentowania sprzedaży, ponieważ w okresie niedostępności systemu e-faktury KSeF muszą być wystawiane przy zastosowaniu trybu awaryjnego.
Czy można wystawić fakturę offline w Krajowym Systemie e-Faktur?
Faktura może zostać wystawiona poza KSeF wyłącznie na czas jego niedostępności, pod warunkiem że po przywróceniu działania systemu zostanie do niego przekazana.
Jak długo można działać w trybie awaryjnym KSeF?
Tryb awaryjny może być stosowany wyłącznie do momentu oficjalnego przywrócenia pełnej funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur.
Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana w KSeF to elektroniczny dokument sprzedażowy sporządzony w jednolitej strukturze XML określonej przez Ministerstwo Finansów.
