Czy KSeF wpłynie na sposób obsługi klientów i realizację sprzedaży? Tak, ponieważ wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia nie tylko formę dokumentów, ale również komunikację z kontrahentami oraz przebieg procesów sprzedażowych. Sprawdź, jak e-faktury wpłyną na obsługę klienta.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązuje i co to oznacza dla sprzedaży?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów (MF) do wystawiania i odbierania e-faktur. Jego obowiązkowe stosowanie zostanie wprowadzone etapami – od 1 lutego 2026 r. dla największych firm oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
Dla sprzedaży oznacza to:
- jeden obowiązujący sposób wystawiania faktur;
- nowy moment uznania faktury za wystawioną;
- centralny obieg dokumentów;
- zmianę dotychczasowych procesów kontaktu z klientem.
Jeśli chcesz uporządkować wiedzę o KSeF i przygotować się do pracy z systemem, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które krok po kroku wyjaśniają nowe zasady.
Jak e-faktury KSeF zmieniają obsługę klienta?
E-faktury KSeF upraszczają obsługę klienta, ponieważ dokumenty nie są już przesyłane bezpośrednio między stronami, lecz udostępniane w systemie. W efekcie klienci i zespoły obsługi zyskują:
- automatyczny dostęp do faktur w KSeF;
- brak problemów z niedostarczonymi lub zagubionymi dokumentami;
- szybki wgląd w historię wystawionych faktur;
- ograniczenie liczby zapytań o kopie i duplikaty dokumentów.
Jak zmienia się proces sprzedaży po wdrożeniu KSeF?
Po wdrożeniu KSeF proces sprzedaży będzie ściśle powiązany z momentem przyjęcia faktury do systemu. Oznacza to, że zostanie ona uznana za wystawioną dopiero wtedy, gdy zostanie poprawnie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur i zaakceptowana.
Zmiana ta eliminuje możliwość wystawienia dokumentu i jego późniejszego „dosłania”, a automatyczna walidacja danych wymusza większą precyzję już na etapie sprzedaży. W efekcie zespoły handlowe muszą zwracać większą uwagę na poprawność danych kontrahenta i warunków transakcji, jeszcze zanim faktura trafi do KSeF.
Jak zmienia się komunikacja z klientem po wdrożeniu KSeF?
KSeF zmienia sposób komunikacji dokumentowej z klientem, przenosząc ją w całości do jednego, centralnego systemu. Klienci uzyskują dostęp do faktur bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur. Zwiększa to automatyzację obsługi posprzedażowej i jednocześnie ogranicza liczbę zapytań dotyczących dokumentów. W efekcie przekłada się to na mniejsze obciążenie działów obsługi klienta.
Jak kursy KSeF pomogą Ci przygotować się na wdrożenie systemu?
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana narzędzia, ale również nowy sposób pracy. Aby przygotować się do jego wdrożenia, kluczowe jest zrozumienie zasad działania systemu i nowych obowiązków. Właśnie dlatego warto sięgnąć po sprawdzone źródła wiedzy, które sprawnie przeprowadzą Cię przez cały proces.
- Kurs KSeF 2.0 krok po kroku wyjaśni Ci, jak działa Krajowy System e-Faktur, jak wystawiać i obsługiwać e-faktury oraz jak dostosować proces sprzedaży do nowych wymogów;
- Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych przygotuje Cię do profesjonalnej obsługi KSeF, pracy z klientami w nowych realiach oraz reagowania na najczęstsze problemy pojawiające się po wdrożeniu systemu.
To Twoja szansa, aby przygotować się na KSeF z wyprzedzeniem. Nie odkładaj tego na ostatnią chwilę – już teraz wejdź na kik.edu.pl i przygotuj się na zmiany, zanim staną się one codziennością w Twojej firmie.
FAQ
Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązuje?
KSeF godnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów jest wdrażany etapami od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.
Czy e-faktury KSeF trafiają bezpośrednio do klienta?
Tak, faktury KSeF są udostępniane kontrahentowi bezpośrednio w systemie KSeF.
Czy KSeF zmienia obsługę reklamacji i korekt?
Tak, każda zmiana w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga wystawienia faktury korygującej w systemie.
