Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oficjalna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Choć obowiązkowy stanie się dopiero od 2026 roku, już teraz korzysta z niego coraz więcej przedsiębiorców. Co ciekawe, według Ministerstwa Finansów Polska jest jednym z pierwszych krajów Unii Europejskiej, które wprowadzają taki system na tak szeroką skalę.
- Fakturę można wystawić po zalogowaniu się do środowiska produkcyjnego systemu Ministerstwa Finansów i skorzystaniu z Aplikacji Podatnika KSeF lub innego narzędzia zintegrowanego z systemem.
- Oficjalna Aplikacja Podatnika KSeF lub programy zintegrowane z systemem poprzez API, takie jak Symfonia, wFirma czy Scanye służą do wystawiania faktur w KSeF.
- Ogólne dane faktury w KSeF obejmują m.in. numer i datę wystawienia, walutę transakcji oraz podstawowe informacje o płatności.
- Dane sprzedawcy (m.in. NIP, pełna nazwa i adres) mogą zostać wczytane automatycznie, jednak w wielu przypadkach wymagają uzupełnienia lub potwierdzenia przez użytkownika systemu.
- Dane nabywcy – takie jak NIP, nazwa i adres – należy wprowadzić ręcznie, dbając o ich poprawność.
W tym artykule pokażemy Ci, jak krok po kroku uzupełnić wszystkie sekcje formularza w systemie KSeF. Jakie faktury obejmuje? Sprawdzisz w tym artykule.
e-Faktura KSeF – gdzie można ją wystawić?
Czy wiesz, że według informacji ze strony ksiegowosc.infor.pl, do 5 marca 2025 roku z KSeF skorzystało 5230 firm, które łącznie wystawiły około 2 055 000 faktur elektronicznych? System, o którym mowa działa w Polsce od 2022 roku i na razie korzystanie z niego jest dobrowolne. Aby jednak wystawiona faktura miała moc prawną, musi zostać przesłana przez środowisko produkcyjne systemu Ministerstwa Finansów. Można to zrobić zarówno w oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF, jak i w zewnętrznych programach zintegrowanych z systemem poprzez API.
Metody logowania do KSeF obejmują:
- profil zaufany;
- e-dowód;
- certyfikat kwalifikowany.
Po zalogowaniu użytkownik powinien wybrać opcję „Wystaw fakturę” z menu głównego systemu, a następnie otworzyć kreator faktury.
KSeF – jakie faktury obsługuje?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur daje przedsiębiorcom pełną kontrolę nad procesem wystawiania, przesyłania i archiwizacji dokumentów. Według ksef-gov.pl system obsługuje wszystkie kluczowe typy faktur stosowane w obrocie gospodarczym. Dzięki temu dotychczasowe dokumenty papierowe czy elektroniczne (np. w formacie PDF) mogą być w pełni zastąpione ustrukturyzowanym plikiem XML w jednym centralnym środowisku Ministerstwa Finansów (informacje ze strony gofin.pl).
W KSeF obsługiwane są m.in.:
- faktury sprzedaży – dokumenty wystawiane w związku z dostawą towarów lub świadczeniem usług;
- faktury zaliczkowe – wystawiane w przypadku otrzymania przedpłaty od kontrahenta;
- faktury końcowe – rozliczające wcześniejsze faktury zaliczkowe;
- faktury korygujące – umożliwiające poprawienie błędów w pierwotnym dokumencie, np. dotyczących ceny, ilości czy stawki VAT;
- noty księgowe – wykorzystywane przy drobnych korektach, np. błędach formalnych w danych kontrahenta.
Należy podkreślić, że faktury sprzedaży KSeF otrzymują unikalny identyfikator nadawany przez system i są automatycznie przechowywane w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Dzięki temu przedsiębiorcy mają gwarancję integralności oraz autentyczności dokumentu, a także dostęp do jego archiwum przez okres 10 lat.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o KSeF, zajrzyj tutaj: https://kik.edu.pl/aktualnosci/ksef-pytania-i-odpowiedzi/.
eFaktura KSeF – jak uzupełnić ogólne dane?
Aby faktura mogła zostać przyjęta w Krajowym Systemie e-Faktur, musi zawierać określone pola obligatoryjne wynikające ze schematu FA (to oficjalna nazwa schematu logicznego e-Faktury, stosowanego w KSeF). Do najważniejszych należą:
- numer faktury (nadawany przez wystawcę, unikalny w jego systemie);
- NIP sprzedawcy (identyfikacja podmiotu);
- data wystawienia faktury – moment jej formalnego wprowadzenia do obrotu prawnego;
- data dokonania dostawy lub wykonania usługi – wskazuje okres powstania obowiązku podatkowego, jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
W praktyce przedsiębiorcy bardzo często uzupełniają także inne dane, takie jak:
- termin i forma płatności;
- waluta transakcji (PLN lub inna);
- numer zamówienia;
- uwagi dodatkowe.
Warto zaznaczyć, że eFaktura KSeF, a dokładniej dane wymagane przy jej wystawianiu, nie zawsze mają charakter obowiązkowy. Część z nich może jednak wynikać z zapisów kontraktu lub znacząco ułatwiać rozliczenia w relacjach z kontrahentami.
Jak uzupełnić dane Sprzedawcy?
Prawidłowe uzupełnienie danych Sprzedawcy w formularzu faktury KSeF jest kluczowe dla poprawnego wystawienia dokumentu i jego przyjęcia przez system. W praktyce:
- część danych identyfikacyjnych (np. NIP, nazwa podmiotu) jest automatycznie pobierana na podstawie logowania do systemu;
- użytkownik powinien zweryfikować poprawność kluczowych informacji: NIP, pełnej nazwy firmy, adresu oraz numeru rachunku bankowego;
- w razie potrzeby dane można edytować lub uzupełnić ręcznie.
Takie podejście zapewnia, że efaktura KSeF będzie zgodna ze schematem i nie zostanie odrzucona przez system.
Jak uzupełnić dane Nabywcy?
Poprawne wprowadzenie danych Nabywcy w Krajowym Systemie e-Faktur jest równie istotne jak uzupełnienie informacji o Sprzedawcy. System nie uzupełnia ich automatycznie, dlatego całość danych musi zostać podana przez wystawcę faktury.
W praktyce oznacza to konieczność:
- ręcznego wpisania danych kontrahenta, ponieważ system zwykle ich nie podpowiada;
- uzupełnienia pól obowiązkowych: NIP, nazwa, adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość) oraz kraj;
- dodania danych fakultatywnych, takich jak adres e-mail czy numer rachunku bankowego, które, choć nie są wymagane, mogą usprawnić proces komunikacji i rozliczeń.
Staranna kompletacja danych Nabywcy gwarantuje, że faktura spełni wymogi KSeF i będzie poprawnie odczytana przez kontrahenta oraz systemy księgowe po stronie odbiorcy.
Rozwój zawodowy w realiach nowoczesnej księgowości
Nowoczesna księgowość to połączenie wiedzy podatkowej z umiejętnością korzystania z narzędzi cyfrowych, które stają się standardem w codziennej pracy. Rozwój zawodowy w tym obszarze wymaga systematycznego poszerzania kompetencji – od znajomości regulacji prawnych, przez obsługę systemów fakturowania, aż po praktyczne umiejętności organizacji procesów księgowych.
Dlatego warto sięgać po sprawdzone formy kształcenia, które pozwalają rozwijać umiejętności i przygotowują do pracy w nowoczesnym środowisku księgowym. Jedną z takich propozycji jest Kurs Samodzielny Księgowy dostępny na kik.edu.pl.
Rozwijając kompetencje dziś, tworzysz fundament pod przyszłość, w której praca z finansami staje się nie tylko zawodem, ale też świadomą ścieżką rozwoju i specjalizacji.
