Procesy fakturowania przed i po KSeF – co zmienia Krajowy System e-Faktur?

Czy Krajowy System e-Faktur zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce? Tak – dotychczasowe procesy oparte na plikach PDF, fakturach papierowych i wewnętrznych archiwach zastąpi jeden, centralnym systemem. Zobacz, jak będą funkcjonować procesy fakturowania po jego wdrożeniu.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w jednym miejscu. Jego celem jest uporządkowanie procesów fakturowania oraz wprowadzenie jednolitych zasad ich obiegu w całym kraju.

Najważniejsze funkcje KSeF

Wśród najbardziej istotnych funkcji KSeF wymienia się:

ujednolicenie formatu faktur do pliku XML;
centralizacja obiegu dokumentów;
automatyczna weryfikacja poprawności danych;
przechowywanie faktur w systemie Ministerstwa Finansów.

Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, jak działa KSeF, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomogą Ci sprawnie wdrożyć nowe zasady w codziennej pracy.

Jak wyglądały procesy fakturowania przed wdrożeniem KSeF?

Przed wdrożeniem KSeF procesy fakturowania dawały przedsiębiorcom dużą swobodę w zakresie formy dokumentu i sposobu jego przekazywania. Każda firma mogła stosować własne rozwiązania. Oznaczało to m.in.:

wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych w formacie PDF;
przesyłanie dokumentów e-mailem, pocztą lub za pośrednictwem platform B2B;
przechowywanie faktur w systemach firmowych albo w archiwach papierowych;
brak jednolitej struktury danych;
ręczną weryfikację poprawności dokumentów.

Kluczowe różnice między procesami fakturowania – jakie zmiany wprowadza KSeF?

Po wdrożeniu KSeF sposób wystawiania i obiegu faktur zmienia się całkowicie. Faktura sprzedaży powstaje jako faktura ustrukturyzowana i trafia bezpośrednio do systemu, a nie do kontrahenta. Oznacza to, że:

dokumenty mają jeden, obowiązkowy format (XML);
wszystkie faktury są przechowywane centralnie w systemie;
faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie przyjęcia jej do KSeF;
system automatycznie sprawdza poprawność danych zawartych na fakturze.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument tworzony według ściśle określonych zasad i struktury wymaganej przez KSeF. Dane na dokumencie są zapisane w formacie XML, co pozwala systemowi je odczytać i automatycznie zweryfikować. Po przyjęciu faktury do systemu nie ma możliwości jej edycji ani modyfikacji.

Jaką funkcję pełni aplikacja podatnika KSeF w nowych procesach?

Aplikacja podatnika to bezpłatne narzędzie, które umożliwia sprawne korzystanie z KSeF. Z jej pomocą może on:

wystawiać faktury ustrukturyzowane;
odbierać faktury zakupowe;
przeglądać historię wystawionych i otrzymanych dokumentów.

Sprawdź też powiązane artykuły:

Jak wygląda obieg faktury po KSeF – krok po kroku?

Wystawienie faktury w aplikacji podatnika lub w systemie zintegrowanym z KSeF.
Przyjęcie dokumentu do systemu i nadanie mu numeru KSeF.
Udostępnienie i przechowywanie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur wprowadza jeden, spójny model obiegu faktur, zastępując dotychczasowe rozwiązania. Od tego momentu są one ustrukturyzowane, trafiają bezpośrednio do systemu i są tam automatycznie weryfikowane oraz przechowywane. Jeśli chcesz lepiej przygotować się na zmiany, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które wyjaśniają Ci zasady działania tego systemu i pokażą, jak sprawnie wdrożyć go do swojej firmy!