Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykłady

Dokumentacja pracownicza to zbiór jednych z najważniejszych zapisów i informacji znajdujących się w każdej firmie niezależnie od jej wielkości, formy zorganizowania czy branży. Z jej organizacją wiąże się wiele różnych procedur, których należy przestrzegać i uniknąć zaniedbań lub kar nałożonych przez jednostki kontrolne. Co to jest dokumentacja pracownicza i dlaczego okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest aż tak istotny we właściwej organizacji kadr? Sprawdź, dlaczego warto aktualizować i poszerzać wiedzę w tym zakresie.

Czym jest dokumentacja pracownicza i jaka jest jej rola w zarządzaniu zasobami ludzkimi?

Aby dokładnie zrozumieć rolę i istotę danych znajdujących się w kadrach, warto najpierw dokładnie określić, co to jest dokumentacja pracownicza. To wszelkie akta osobowe zatrudnionych pracowników w danym zakładzie pracy oraz pozostałe dokumenty związane ze sprawami dotyczącymi stosunku pracy, oraz obowiązków wykonywanych przez dane osoby na rzecz firmy.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą takie dokumenty jak:

• dane osobowe zatrudnionych pracowników – najważniejszy element dokumentacji zawierający imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, numer PESEL, numer dowodu osobistego, konta bankowego czy datę urodzenia. Rolą tych dokumentów jest właściwa identyfikacja pracowników oraz prowadzenie należnych formalności odnośnie do zatrudnienia;
• umowy o pracę, zlecenie, dzieło – dokumenty w formie pisemnej zawierające kluczowe informacje regulujące sposób i formę zatrudnienia. To również wysokość zatrudnienia, wymiar pracy, zakres obowiązków, daty podpisania i czas, przez jaki pracownik będzie pracował w danej firmie. Dzięki takim dokumentom możliwe jest rozwiązywanie wszelkich sporów i naliczanie stosownych wynagrodzeń. Dane te muszą być aktualne i zgodne z prawem;
• dokumenty związane z wynagrodzeniem – to różnego rodzaju zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia, dokumenty potwierdzające dokonanie wypłaty czy zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia. Na ich podstawie prowadzona jest ewidencja uiszczonych wynagrodzeń i rozliczenia z właściwymi organami podatkowymi;
• karty pracy – istotny element w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i na czas określony. To informacje o czasie pracy pracownika, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także dane dotyczące dni wolnych, urlopów czy przerw. Ich rola jest kluczowa w rozliczaniu czasu pracy i tym samym ustalenia wysokości wynagrodzenia;
• dokumenty dotyczące urlopów – to np. wnioski o urlop, decyzje o udzieleniu dni wolnych czy zaświadczenia lekarskie pracowników. Tego typu informacje są podstawą do planowania w firmie urlopów i zastępstw za pracowników;
• dokumenty dotyczące kwalifikacji i szkoleń – dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia o ukończonych przez pracowników kursach, szkoleniach i innych formach mających wpływ na ich kompetencje. To potwierdzenie odpowiednich umiejętności do pełnienia powierzonych obowiązków, a także baza dla planowania ewentualnych awansów;
• oceny pracownicze – służą do zarządzania personelem. Są to głównie oceny kompetencji oraz osiągnięć pracowników, a także plany co do szkoleń i innych form doskonalenia zawodowego. Dzięki regularnej aktualizacji możliwe jest przeanalizowanie rozwoju danego pracownika i jego zaangażowania w rozwój firmy;
• zwolnienia lekarskie – to dokumenty wystawione przez lekarzy związane z niezdolnością do pracy, przebytymi chorobami i innymi zdarzeniami związanymi ze zdrowiem pracowników. Ich rola jest istotna w odniesieniu do rozliczania czasu chorobowego oraz wysokości wynagrodzenia za okres, w którym pracownik był niezdolny do pracy;
• dokumenty poświadczające nagrody i wyróżnienia – informacje dotyczące szczególnych osiągnięć pracowników. Ich rola bywa istotna w przypadku udzielania premii czy nagrody rocznej.

Właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego warto w tym zakresie aktualizować swoją wiedzę.

PODNIEŚ SWOJE KWALIFIKACJE I UAKTUALNIJ WIEDZĘ Z ZAKRESU ORGANIZACJI KADR I DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ. W TYM CELU IDEALNYM WYBOREM BĘDZIE „KURS SPECJALISTA DS. KADR I PŁAC”

Aktualne przepisy prawa pracy dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w Polsce

Obecnie sposób organizowania dokumentacji pracowniczej, a także kwestie co do tego, ile powinno trwać przechowywanie dokumentacji pracowniczej – 10 czy 50 lat, czy też jakie obowiązki ma względem pracownika pracodawca, określa Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks Pracy (dz. U. z 2023 r. poz. 1465) oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369, ze zm.).

Pracodawca (a w praktyce najczęściej specjalista ds. kadr i płac) zobowiązany jest do założenia oraz prowadzenia dla pracownika dokumentacji pracowniczej, która ściśle wiąże się z jego stosunkiem pracy. Ponadto przechowywanie dokumentów musi odbywać się w sposób zapewniający poufność danych kompletność, integralność oraz dostępność w sytuacji, gdy doszłoby do uszkodzenia lub zniszczenia. To również obowiązek po zakończonym stosunku pracy wydania świadectwa pracy wraz z dokumentacją pracowniczą.

Bardzo ważnym aspektem jest również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów przez cały czas zatrudnienia danej osoby oraz po ustaniu stosunku pracy. Może to być:

• 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do ustania stosunku pracy;
• 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny;
• 50 lat od chwili ustania stosunku pracy.

Jakie są różnice pomiędzy przechowywaniem dokumentacji przez 10 a 50 lat?

W organizacji kadr oraz archiwum danego zakładu pracy w odniesieniu do gromadzenia stosownych danych, istotny jest okres, przez jaki musi być prowadzone przechowywanie dokumentacji pracowniczej. 10 czy 50 lat? Który termin należy zastosować w przypadku poszczególnych pracowników?

W przypadku, gdy dany pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później, przechowywanie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracownika konieczne jest przez cały czas trwania stosunku pracy, oraz 10 lat po jego ustaniu (zaczynając od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę).

W sytuacji, gdy stosunek pracy nawiązano po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku są dwie opcje:

• jeśli pracodawca złożył raport informacyjny o systemie ubezpieczeń społecznych (mowa o nim w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), obowiązuje okres 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej, który ulega skróceniu o 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono stosowny raport;
• jeśli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Jeżeli pracownicy podjęli zatrudnienie przed 31 grudnia 1998 roku, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana 50 lat, jednak okres ten liczy się od dnia, w którym ustał stosunek pracy.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? Praktyczne przykłady

W świetle zasad dotyczących archiwizowania dokumentów, ważne jest praktyczne spojrzenie na kwestię tego, jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykład dla okresu 10 lat może być następujący: jeżeli 31 marca 2021 roku doszło do zakończenia stosunku pracy, pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą do dnia 31 grudnia 2031.

Jeżeli natomiast stosunek pracy rozpoczął się 15 kwietnia 1990 roku i zostanie zakończony 15 kwietnia 2024 roku, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana do dnia 15 kwietnia 2074 roku.

Konsekwencje niewłaściwego przechowywania dokumentacji pracowniczej

Błędy w kompletowaniu, prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej mogą dla pracodawcy nieść ze sobą szereg poważnych konsekwencji. Niestosowanie się do odpowiednich terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej bywa interpretowane przez organy kontrolne jako naruszenie prawa pracy i może wiązać się z nałożeniem na zakład pracy kary grzywny. Państwowa Inspekcja Pracy może tu zastosować grzywnę w wysokości od 1 000 do nawet 30 000 złotych.

Aby uniknąć tak poważnych konsekwencji, warto na bieżąco uaktualniać swoją wiedzę i zdobywać odpowiednie kwalifikacje związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. W tym celu idealnym rozwiązaniem jest “Kurs Specjalista ds. Kadr i Płac,, dostępny na platformie dydaktycznej Krajowej Izby Księgowych. Kurs jest zgodny z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki i Ustawą o prawie oświatowym. Absolwent kursu uzyskuje kwalifikacje i możliwość podjęcia pracy zarówno w Polsce, jak i we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Po ukończonym kursie absolwent uszykuje dyplom z nadanym tytułem zawodowym Specjalisty ds. Kadr i Płac (kod zawodu: 242307), certyfikat ukończenia kursu Specjalisty ds. Kadr i Płac w języku polskim i angielskim, a także dokumentację zgodną z wymogami Ministerstwa Edukacji i Nauki. Ponadto dzięki akredytacji uczelni wyższej możliwe jest uzyskanie dyplomu w skórzanej oprawie i świadectwa ukończenia wyżej wymienionego kursu. Istnieje również opcja dofinansowania kursu z Urzędu Pracy.