Krajowy System e-Faktur budzi wiele obaw i kontrowersji szczególnie wśród przedsiębiorców oraz osób pracujących w branży księgowości. Choć różne zmiany pojawiają się w zasadzie z każdym rokiem, tym razem w związku z KSeF pytania i odpowiedzi nawarstwiają się z każdym kolejnym miesiącem, zwłaszcza że już za kilka miesięcy korzystanie z systemu będzie obowiązkowe. Sprawdź, jak przygotować się do KSeF i czym charakteryzuje się KSeF. Pytania i odpowiedzi, które rozwieją Twoje wątpliwości, znajdziesz poniżej.
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest krajową platformą służącą do wystawiania oraz otrzymywania faktur drogą elektroniczną. System umożliwia tworzenie tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie xml. Dokument utworzony w KSeF będzie formą potwierdzenia transakcji równoznaczną z fakturą papierową czy elektroniczną już stosowaną w obrocie gospodarczym.
Jak się przygotować do KSeF?
W pierwszej kolejności niezbędne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników zajmujących się w danej firmie wystawianiem faktur. Jeżeli robisz to samodzielnie, warto skorzystać z ,,Kursu Fakturzystki„ na platformie internetowej Krajowej Izby Księgowych zgodnego z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki, Ustawą o prawie oświatowym, Ustawą o rachunkowości i prawem bankowym.
Następnie należy zadbać o dostęp do KSeF poprzez uwierzytelnienie w systemie i autoryzację. Właściciele przedsiębiorstw posiadają takie uprawnienia automatycznie i nie trzeba w tym celu wykonywać żadnych działań. Podatnik, który nie jest osobą fizyczną, również nie musi zgłaszać się w urzędzie skarbowym, pod warunkiem, że posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP. W przeciwnym wypadku konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazana zostanie osoba fizyczna uprawniona przez podatnika do obsługi KSeF.
Kolejnym krokiem jest przetestowanie narzędzi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych KSeF i sprawdzenie zgodności posiadanego oprogramowania z systemem. Można tu skorzystać z rozwiązań oferowanych bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów lub wybrać narzędzie komercyjne.
Jak zarejestrować się do KSeF?
Aby zarejestrować się w KSeF, należy wejść na stronę www.ksef.mf.gov.pl i postępować zgodnie z instrukcjami. Jest to odpowiedź na pytanie, jak zarejestrować się do KSeF w przypadku właścicieli przedsiębiorstw lub podatników, którzy nie są osobami fizycznymi, ale posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP. W innej sytuacji najpierw należy złożyć wniosek na formularzu ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym.
Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
Samo przystąpienie do KSeF i rozpoczęcie korzystania z tej formy fakturowania nie jest obarczone kosztami. Jednak w przypadku firm zatrudniających pracowników do obsługi faktur czy księgowości trzeba liczyć się z koniecznością wdrożenia stosownych szkoleń lub kursów, a także niekiedy uwzględnić zakup i licencje programów księgowych, które ułatwią korzystanie z systemu KSeF. Ile kosztuje wdrożenie KSeF w małych i średnich przedsiębiorstwach to kwoty w zakresie od 500 do 2000 zł. W większych firmach koszty te mogą być jednak większe.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
KSeF będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy nadany mają polski numer NIP. KSeF obowiązywać będzie niezależnie od wielkości firmy, jej obrotu czy branży, w której działa.
Jakie podmioty nie muszą wystawiać faktur w KSeF?
Fakturowanie KSeF nie będzie obowiązkowe dla podatników, których siedziba firmy lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie znajduje się na terytorium Polski. Takie podmioty będą mogły korzystać z KSeF fakultatywnie. Krajowy System e-Faktur nie będzie również dotyczył podatników korzystających z procedur szczególnych omówionych w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT.
Jak nadać uprawnienia do KSeF?
Właściciel przedsiębiorstwa nie musi osobiście wystawiać faktur w KSeF. Może nadać uprawnienia do wykonywania tej czynności swoim pracownikom, a także firmom zewnętrznym świadczącym kompleksowe usługi księgowe. Upoważnienia tego typu można dokonać drogą elektroniczną w programie służącym danej firmie do obsługi KSeF. Może to być narzędzie oferowane przez Ministerstwo Finansów, jak i oprogramowanie komercyjne.
Jak wygenerować token w KSeF?
Aby wygenerować token KSeF, należy wejść na stronę Krajowego Systemu e-Faktur i zalogować się do aplikacji podatnika. Można to zrobić pod adresem https://ksef.f.gov.pl/web/login. Zalogowanie się jest możliwe poprzez Certyfikat kwalifikowany i Profil Zaufany. Następnie w menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę Tokeny i Generuj Token. Kolejny krok to uzupełnienie Nazwy własnej tokena i wybór dostępu do faktur i wystawiania faktur w opcji Wskaż rolę do jakiej jest przypisany token. Do wyboru jest np. dostęp do faktur, wystawianie faktur czy zarządzanie uprawnieniami. Po zaznaczeniu określonych opcji wystarczy zatwierdzić działanie przyciskiem Generuj token.
Czy KSeF zastąpi JPK?
KSeF ma uzupełnić dokumentację i raportowanie JPK. Na obecną chwilę nie jest planowanie zrezygnowanie z obowiązywania Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Czy można wycofać omyłkowo wysłaną fakturę?
W przypadku omyłkowego wystawienia faktury w KSeF nie będzie możliwe jej usunięcie, a jedynie sporządzenie faktury korygującej.
Chociaż e-fakturowanie z Krajowym Systemem e-Faktur budzi wiele obaw, planowane zmiany przyniosą przedsiębiorcom pewne korzyści. Ustawodawca zapewnia wraz z przystąpieniem do KSeF kilka udogodnień, spośród których warto wymienić m.in. zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur przez określony czas i ich archiwizacji, skrócenie czasu oczekiwania na należny zwrot podatku z 60 na 40 dni w przypadku JPK_FA, zwolnienie z konieczności przekazywania JPK_FA na życzenie urzędu czy zautomatyzowanie procesów fakturowania, co skróci czas spędzany na formalnościach. Dzięki KSeF zmniejszeniu ulegnie również ryzyko popełniania błędów w fakturowaniu, które na bieżąco będzie analizował system.
