Czym jest KSeF? Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma rządowa umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Sprawdź, jak przygotować firmę lub biuro rachunkowe do KSeF i zdobądź wiedzę, która pozwoli Ci bezpiecznie wdrożyć nowe obowiązki bez stresu.

Jak działa KSeF w praktyce?

KSeF działa jako centralna baza faktur, do której każdy podatnik z NIP zarejestrowany w Polsce musi przesyłać dokumenty VAT w ustrukturyzowanym formacie XML.

Najważniejsze funkcje Krajowego Systemu e-Faktur obejmują:

  • wystawianie faktur ustrukturyzowanych – jednolity format XML i numer nadawany przez system;
  • odbieranie i archiwizację – pełne przechowywanie danych w chmurze KSeF;
  • korekty – możliwe tylko poprzez faktury korygujące;

dostęp przez interfejs API (Application Programming Interface) i aplikację – integracja z systemami finansowo-księgowymi.

ZAPISZ SIĘ NA „KURS GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO” I JUŻ DZIŚ ZAINWESTUJ W SWOJĄ WIEDZĘ!

W jaki sposób przygotować się do KSeF?

Konieczne jest dostosowanie systemów księgowych, uporządkowanie obiegu faktur oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za pracę w systemie.

W odpowiedzi na obowiązek KSeF na platformie kik.edu.pl dostępne są szkolenia takie jak m.in.:

  • Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych – który powstał z myślą o osobach odpowiedzialnych za obsługę klientów w biurach rachunkowych.
  • Kurs KSeF 2.0 – będzie doskonałym wyborem dla tych, którzy chcą poznać aktualne regulacje prawne, zasady bezpieczeństwa oraz techniczne aspekty integracji systemów księgowych z KSeF.

Sprawdź także powiązane artykuły:

Kiedy KSeF jest obowiązkowy i kogo obejmuje?

Obowiązek korzystania z KSeF w Polsce jest wprowadzany etapami i uzależniony od wysokości obrotów podatnika. Harmonogram wprowadzenia e-fakturowania wygląda następująco:

  • od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podatników, czyli podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
  • od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, których miesięczne obroty przekraczają 10 000 zł;

od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców oraz podatników, których miesięczne obroty nie przekraczają 10 000 zł.

ksef od kiedy

Jakie są główne wyzwania i obawy księgowych związane z KSeF?

Największe obawy księgowych związane z KSeF dotyczą odpowiedzialności za błędy, stabilności systemu oraz konieczności całkowitej zmiany dotychczasowego sposobu fakturowania. Najczęściej wskazywane obawy związane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur obejmują:

  • ryzyko kar pieniężnych za nieprawidłowości w e-fakturowaniu, szczególnie w 2026 roku;
  • możliwość awarii systemu i konieczność pracy w trybie offline;
  • obowiązek pełnej elektronicznej komunikacji z wszystkimi kontrahentami;
  • brak możliwości usunięcia faktury i konieczność stosowania wyłącznie korekt.

Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji procedur wewnętrznych oraz przeszkolenia zespołów księgowych. Kursy dostępne na kik.edu.pl stanowią podstawowe źródło wiedzy merytorycznej niezbędnej do zrozumienia zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.

FAQ 

Czy mogę nadal wystawiać faktury papierowe po 1 kwietnia 2026?

Nie – w transakcjach B2B ważna jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF. Dokument papierowy lub PDF ma jedynie charakter informacyjny.

Co zrobić, gdy system KSeF ma awarię?

Fakturę można wystawić poza systemem w trybie offline, a następnie przekazać ją do KSeF po usunięciu awarii w terminie określonym w przepisach.

Czy faktury wystawione przed obowiązkiem KSeF są nadal ważne?

Tak, faktury zachowują ważność. Obowiązek KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych po jego wejściu w życie.

POWIĄZANE ARTYKUŁYWIĘCEJ OD AUTORA