KSeF 2026. Dla kogo będzie to obowiązek?

Od 2026 roku większość przedsiębiorców w Polsce będzie musiała wystawiać i odbierać faktury wyłącznie przez KSeF. Ministerstwo Finansów 30 września 2025 roku udostępniło środowisko testowe (integracyjne) interfejsu programistycznego API KSeF 2.0, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą przygotować się na nadchodzące zmiany (gov.pl). Kogo obejmie KSeF 2026 i od kiedy obowiązek Krajowego Systemu e-Faktur zacznie dotyczyć Twojej firmy? W tym artykule to sprawdzimy!

Harmonogram obowiązku KSeF 2026 – kto i od kiedy musi korzystać?

Najwięksi podatnicy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, rozpoczną obowiązkowe wystawianie faktur przez KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – dołączą od 1 kwietnia 2026 r.

Z kolei mikroprzedsiębiorcy o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie będą objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. System obejmie podatników VAT czynnych i zwolnionych, a także podatników OSS z polskim NIP. Z obowiązku zwolnieni zostaną konsumenci i część nierezydentów bez numeru NIP.

Świadomość, dla kogo KSeF 2026 stanie się obowiązkiem to dziś fundamentalna wiedza dla właścicieli firm, księgowych i doradców podatkowych. Jeśli ciekawi Cię ten temat zajrzyj na naszego bloga znajdziesz tam poradnik jak wystawić fakturę w KSeF.

Czym jest KSeF i dlaczego stanie się obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma rządowa umożliwiająca wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a dane automatycznie trafiają do administracji skarbowej.

KSeF działa od 2022 roku w formule dobrowolnej, jednak od 2026 roku stanie się obowiązkowy.

Cel wprowadzenia systemu to:

pełna cyfryzacja obiegu dokumentów;
uproszczenie rozliczeń podatkowych;
uszczelnienie systemu VAT;
ograniczenie wyłudzeń i błędów w fakturowaniu.

To krok w stronę automatyzacji i bezpieczeństwa danych – ale również wyzwanie technologiczne dla tysięcy firm w Polsce.

Jeśli na co dzień obracasz się w świecie faktur albo dopiero chcesz postawić w nim pierwsze kroki – mamy coś dla Ciebie. Krajowa Izba Księgowych przygotowała Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, dzięki któremu zdobędziesz wiedzę i umiejętności potrzebne w tej pracy. Co ważne, celem tego szkolenia jest przygotowanie pracowników do bezpiecznej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur w imieniu klientów.

Od kiedy obowiązuje wystawianie faktur przez KSeF?

Wdrożenie obowiązku zostało podzielone na następujące etapy:

1 lutego 2026 r. – duzi podatnicy (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.);
1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym JDG i spółki;
1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy z miesięcznym obrotem do 10 tys. zł brutto.

Trzeba pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy – niezależnie od wielkości – będą musiały odbierać faktury przez KSeF. To oznacza, że nawet przedsiębiorca, który jeszcze nie wystawia faktur w systemie, musi posiadać dostęp, by je poprawnie odczytywać i księgować.

KSeF 2026 – dla kogo?

O kwestii obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wspominaliśmy już wcześniej, teraz warto podkreślić, że od przyszłego roku obejmie on większość przedsiębiorców w Polsce.

Konieczność korzystania z tego systemu dotyczy:

podatników VAT czynnych i zwolnionych;
podatników korzystających z unijnej procedury OSS (One Stop Shop) posiadających polski NIP;
jednoosobowych działalności gospodarczych;
spółek prawa handlowego i cywilnych;
wszystkich podmiotów wystawiających faktury w Polsce.

Innymi słowy, KSeF 2026 obejmie prawie cały rynek, od dużych korporacji po drobnych usługodawców i freelancerów.

Kogo nie obejmie KSeF w 2026 roku?

Nie każdy podmiot zostanie objęty koniecznością korzystania z KSeF. Ustawodawca przewidział określone wyłączenia, które obejmą jedynie wybrane grupy przedsiębiorców.

Wyłączenia obejmują:

konsumentów (osoby prywatne) – nie są podatnikami VAT;
niektórych nierezydentów bez polskiego numeru NIP;
podmioty posługujące się wyłącznie numerem PESEL;
potencjalnie również organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej w Polsce.

Należy jednak systematycznie śledzić zmiany – Ministerstwo Finansów może wprowadzić dodatkowe wyjątki lub przesunięcia terminów.

Obowiązek odbierania faktur przez KSeF – co trzeba wiedzieć?

Od przyszłego roku wszystkie firmy będą otrzymywać faktury wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur, niezależnie od dotychczasowych praktyk.

To oznacza konieczność:

wdrożenia odpowiedniego oprogramowania;
nadania uprawnień do odbioru faktur;
przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za księgowość;
dostosowania systemów ERP i programów księgowych.

Brak przygotowania może skutkować opóźnieniami w księgowaniu i błędami w raportowaniu VAT.

Jak przygotować firmę i dział księgowości na KSeF?

Nowe przepisy oznaczają rewolucję w fakturowaniu, dlatego przygotowanie do KSeF 2026 powinno rozpocząć się jak najszybciej.

Jakie najważniejsze kroki należy podjąć?

Przeprowadź audyt – sprawdź, jak obecnie wystawiasz faktury i czy Twój system jest zgodny z KSeF.
Zainwestuj w narzędzia IT – wybierz oprogramowanie umożliwiające integrację z KSeF.
Przeszkol pracowników – osoby z działu księgowości i sprzedaży muszą znać nowe zasady fakturowania.
Zweryfikuj pełnomocnictwa – nadaj odpowiednie role i uprawnienia w systemie.
Testuj rozwiązania wcześniej – unikniesz problemów w dniu wdrożenia.

Dlatego dobrze jest już teraz pomyśleć o dodatkowym przygotowaniu. Świetnym wyborem będzie Kurs Specjalisty ds. KSeF dla biur rachunkowych dostępny na kik.edu.pl. Dzięki niemu poznasz w praktyce, jak działa Krajowy System e-Faktur, i zdobędziesz umiejętności, które ułatwią Ci codzienną pracę z rozliczeniami.

Od kiedy obowiązek KSeF?

To pytanie, które powinno dziś znaleźć się w agendzie każdej firmy przygotowującej się do nowej rzeczywistości księgowej. Krajowy System e-Faktur wprowadza nowy standard rozliczeń i wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego działania.

KSeF 2026 to nie tylko zmiana przepisów, ale przede wszystkim szansa na:

usprawnienie procesów;
automatyzację;
zwiększenie przejrzystości rozliczeń.

Im szybciej zaczniesz przygotowania, tym spokojniej przejdziesz przez rewolucję e-fakturowania. Warto przy tym sięgnąć po sprawdzone wsparcie, jakim jest Kurs Specjalista ds. KSef dla biur rachunkowych na kik.edu.pl. W programie szkolenia znajdziesz m.in. zagadnienia takie jak: