Czy koszty windykacji można zaksięgować? Tak – ale księgowy musi znać zasady ich dokumentowania i uwzględniania w ewidencji. To ogromny rynek – w samym 2023 roku firmy windykacyjne w Polsce obsługiwały wierzytelności o wartości aż 164,7 mld zł, co pokazuje, jak istotna jest prawidłowa ewidencja takich wydatków.
- Koszty windykacji można uwzględnić jako koszty uzyskania przychodu – po spełnieniu określonych warunków.
- Wyróżniamy koszty sądowe, koszty komornicze oraz koszty usług firm windykacyjnych.
- Podstawą zaksięgowania jest właściwe udokumentowanie każdej opłaty związanej z windykacją.
- Przedsiębiorca może odzyskać część kosztów windykacji od dłużnika – zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego i ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
- Księgowy powinien znać najnowsze zmiany prawne i orzecznictwo dotyczące rozliczania windykacji.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym są koszty windykacji, jakie są ich rodzaje, kiedy stanowią koszty uzyskania przychodu i jak poprawnie ująć je w księgach rachunkowych.
Czym są koszty windykacji i kiedy powstają?
Koszty windykacji to wszelkie wydatki, jakie przedsiębiorca ponosi w celu odzyskania swoich należności od kontrahenta. Mogą powstać zarówno na etapie przedsądowym, w trakcie działań sądowych, jak i podczas egzekucji komorniczej. Należy odróżnić je od straty z tytułu nieściągalnej wierzytelności – ta ostatnia powstaje, gdy wierzytelność definitywnie nie może zostać odzyskana i dokonuje się odpisu aktualizującego.
Koszt windykacji jest natomiast poniesionym wydatkiem na działania zmierzające do odzyskania należności, niezależnie od tego, czy ostatecznie zakończyły się sukcesem. Sprawdź także, czym jest windykacja należności.
Typowe sytuacje, w których powstają koszty windykacji, to:
- wysyłanie wezwań do zapłaty;
- zlecanie usług firmom windykacyjnym;
- wniesienie pozwu do sądu;
- prowadzenie egzekucji przez komornika;
- korzystanie z usług prawnika.
Każdy z tych etapów wiąże się z innym rodzajem wydatków.
ZAINWESTUJ W SWOJĄ WIEDZĘ I ZDOBĄDŹ UMIEJĘTNOŚCI, KTÓRE UCZYNIĄ CIĘ NIEZASTĄPIONYM KSIĘGOWYM!
Jakie są koszty windykacji? – najczęstsze rodzaje
Zanim zdecydujesz się na odzyskiwanie długu, warto wiedzieć, że windykacja wiąże się z różnymi wydatkami – zarówno tymi oczywistymi, jak i mniej oczywistymi. Najczęściej spotykane koszty to:
- Koszty usług firm windykacyjnych – obejmują wynagrodzenie prowizyjne lub ryczałtowe, opłaty za raporty czy prowadzenie sprawy.
- Opłaty sądowe i skarbowe – opłata od pozwu, opłaty za pełnomocnictwa, opinie biegłych, tłumaczenia dokumentów.
- Koszty komornicze – opłaty egzekucyjne, zaliczki na czynności, koszty zajęć majątku dłużnika.
- Wydatki wewnętrzne – czas pracy pracowników przeznaczony na windykację, koszty korespondencji czy transportu. W tym przypadku księgowy powinien dokładnie ocenić, czy i w jakim zakresie można je uznać za koszty podatkowe, ponieważ trudniej je udokumentować.
To, jakie są koszty windykacji, różni się w zależności od sytuacji – znaczenie ma zarówno skala długu, jak i sposób, w jaki wierzyciel zdecyduje się dochodzić należności.
Kiedy koszty windykacji mogą być kosztem uzyskania przychodu?
Zgodnie z ustawami o podatkach dochodowych (PIT i CIT), koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w katalogu negatywnym. Koszty windykacji się tam nie znajdują, co oznacza, że mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Warunkiem jest jednak spełnienie kilku przesłanek takich jak:
- związek z przychodem – koszty muszą być racjonalne i gospodarczo uzasadnione;
- właściwe udokumentowanie – faktury, rachunki, postanowienia sądowe i inne dowody muszą jednoznacznie wskazywać na poniesienie wydatku;
- celowość i proporcjonalność – wydatki nie mogą być nadmierne lub pozbawione związku z działalnością gospodarczą.
W praktyce organy podatkowe potwierdzają, że koszty usług firm windykacyjnych, opłaty sądowe i koszty komornicze stanowią koszty podatkowe, jeśli spełniają powyższe kryteria. Typowym błędem jest brak dokumentacji albo nieprawidłowe przypisanie wydatków do kosztów innej kategorii.
Jak udokumentować koszty windykacji? Księgowanie jest rozwiązaniem
Dla wielu przedsiębiorców największym wyzwaniem są koszty windykacji. Księgowanie ich w taki sposób, aby było zgodne z przepisami i jednocześnie bezpieczne podatkowo to postawa. Dokumentacja jest kluczem do prawidłowego rozliczenia. Księgowy powinien zadbać, by wszystkie poniesione wydatki były potwierdzone odpowiednimi dowodami. Do najważniejszych należą między innymi:
- faktury i rachunki – od firm windykacyjnych, kancelarii prawnych czy innych podmiotów. Muszą zawierać precyzyjny opis usługi;
- postanowienia i decyzje sądowe lub komornicze – np. wezwanie do uiszczenia opłaty, decyzja o kosztach egzekucyjnych;
- dowody zapłaty – potwierdzenia przelewów bankowych, noty księgowe.
Nie należy zapominać o prawidłowej archiwizacji. Tylko pełna i spójna dokumentacja pozwala bezpiecznie ująć koszty windykacji w ewidencji i obronić je w razie kontroli. Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami podatkowymi dokumenty powinny być przechowywane co najmniej przez pięć lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Czy koszty windykacji można przerzucić na dłużnika?
Tak, przepisy przewidują możliwość odzyskania od dłużnika części kosztów. Kodeks cywilny zakłada, że strona przegrywająca proces ponosi koszty postępowania. Wierzyciel może więc domagać się od dłużnika zwrotu opłat sądowych czy kosztów zastępstwa prawnego.
Dodatkowo ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi prawo do ryczałtowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od kwoty długu i wynosi równowartość 40 euro, 70 euro lub 100 euro. Jeżeli rzeczywiste koszty przewyższają tę kwotę, wierzyciel może dochodzić zwrotu dodatkowych wydatków.
Z księgowego punktu widzenia istotne jest prawidłowe ujęcie odzyskanych kosztów – stanowią one przychód firmy lub pomniejszają uprzednio poniesione wydatki, w zależności od sposobu rozliczenia.
Na co powinien uważać księgowy przy rozliczaniu kosztów windykacji?
Na tym etapie łatwo o błąd, dlatego księgowy powinien zachować wyjątkową uważność. Specjalista rozliczający koszty windykacji musi być szczególnie uważny, ponieważ:
- przepisy podatkowe i cywilne ulegają zmianom, a orzecznictwo sądowe często wnosi nowe interpretacje;
- księgowanie kosztów windykacji wymaga precyzyjnej klasyfikacji – błędne ujęcie wydatku może skutkować problemami w przypadku kontroli;
- wątpliwości powinny być konsultowane z doradcą podatkowym lub prawnikiem, zwłaszcza gdy koszty są wysokie lub nietypowe.
Śledzenie interpretacji podatkowych i rozwijanie umiejętności minimalizuje ryzyko zakwestionowania kosztów przez organ skarbowy.
Jak wiedza o kosztach windykacji wspiera rozwój księgowego i biura rachunkowego?
Koszty windykacji można księgować jako koszty uzyskania przychodu, o ile są racjonalne, gospodarczo uzasadnione i odpowiednio udokumentowane. Mogą obejmować między innymi:
- wydatki na firmy windykacyjne;
- koszty sądowe;
- koszty komornicze;
- koszty wewnętrzne.
Wierzyciel ma prawo odzyskać część kosztów od dłużnika, zarówno w formie ryczałtu, jak i zwrotu rzeczywistych wydatków. Dla księgowego istotne jest także staranne prowadzenie dokumentacji.
Jeżeli chcesz zdobyć kompleksową wiedzę o złożonych zagadnieniach w pracy biura rachunkowego, zainwestuj w rozwój kompetencji. Sprawdź ofertę kik.edu.pl i wybierz Kurs I stopnia Kierownika Biura Rachunkowego, który można zrealizować online. Podczas kształcenia dowiesz się, jakie są istotne terminy w prawie cywilnym, a także poznasz różnice pomiędzy odsetkami ustawowymi i umownymi.
Warto zaznaczyć, że kurs online to elastyczna forma nauki, dzięki której możesz zdobywać nowe umiejętności w dogodnym dla siebie czasie i tempie. Dołącz do grona specjalistów, którzy świadomie podchodzą do rozliczeń i potrafią skutecznie wspierać swoich klientów w odzyskiwaniu należności!
FAQ – najczęstsze pytania
Czy koszty przedsądowej windykacji są kosztem uzyskania przychodu?
Tak, jeśli są udokumentowane i pozostają w związku z działalnością gospodarczą.
Czy można zaliczyć do kosztów czas pracy własnych pracowników przeznaczony na windykację?
Tak, ale wymaga to odpowiedniego udokumentowania i przypisania do działań windykacyjnych.
Czy jeśli windykacja nie przyniosła efektu, koszty nadal mogą być kosztem podatkowym?
Tak, ponieważ istotne jest to, że były racjonalnie poniesione, a nie to, czy zakończyły się sukcesem.
Jakie są koszty windykacji przeciętne dla przedsiębiorcy?
Zależą od etapu – wezwania do zapłaty to kilkadziesiąt złotych, sprawy sądowe i komornicze mogą generować koszty od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
