Czy korekta faktury w systemie KSeF różni się od dotychczasowych zasad? Tak, ponieważ po przyjęciu dokumentu do systemu nie ma możliwości jego edycji, a każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej. Sprawdź, jak prawidłowo przeprowadzić korektę faktury w KSeF.

Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to elektroniczny dokument wystawiany i odbierany wyłącznie za jego pośrednictwem. Jest tworzona według określonej struktury danych, co umożliwia jej automatyczną weryfikację i przetwarzanie przez system.

Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, jak działa KSeF, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomogą Ci sprawnie wdrożyć nowe zasady w codziennej pracy.

Od kiedy obowiązują faktury ustrukturyzowane?

Obowiązek korzystania z KSeF, a tym samym wystawianie faktur ustrukturyzowanych, będzie wprowadzany stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. system obejmie przedsiębiorców, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałe firmy. 

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF – zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Warunkiem jest to, aby miesięczna wartość sprzedaży z VAT nie przekroczyła 10 000 zł. Rozwiązanie to ma ułatwić firmom stopniowe i bezpieczne przejście na nowy system.

Kiedy konieczne jest wystawienie korekty faktury w KSeF?

Zawsze wtedy, gdy po wystawieniu dokumentu pojawi się błąd lub zmiana danych. Najczęstsze przypadki to m.in.:

  • korekta danych formalnych;
  • zmiana wartości;
  • brak możliwości poprawy faktury pierwotnej w systemie.

Jak zrobić korektę faktury ustrukturyzowanej w KSeF?

Aby prawidłowo sporządzić i przesłać fakturę korygującą w KSeF, należy wykonać następujące kroki:

  1. Wskaż fakturę, którą chcesz skorygować.
  2. Powiąż korektę z tą fakturą i określ, co ma zostać zmienione.
  3. Uzupełnij dane korekty zgodnie z wymaganiami KSeF.
  4. Wyślij fakturę korygującą do systemu, gdzie zostanie sprawdzona i otrzyma numer KSeF.
Jak zrobić korektę faktury ustrukturyzowanej w KSeF?

Jakie dane musi zawierać faktura korygująca w KSeF?

Faktura korygująca w KSeF musi być przygotowana zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną. Trzeba na niej wskazać:

  • dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować fakturę korygowaną;
  • informację, czego dotyczy korekta i jaki jest jej zakres;
  • wartości przed i po korekcie;
  • wymagane oznaczenia wynikające z zasad KSeF.

Jak wygląda obieg faktury korygującej w KSeF?

Po przyjęciu faktury korygującej KSeF automatycznie sprawdza poprawność zawartych w niej danych. Dokument jest uznawany za wystawiony w momencie jego przyjęcia do systemu, a następnie udostępniany nabywcy. Faktura korygująca jest przechowywana w KSeF i dostępna dla obu stron transakcji.

Sprawdź też powiązane artykuły:

Czy można skorygować fakturę wystawioną przed obowiązkowym KSeF?

Wszystko zależy od przepisów przejściowych i wytycznych Ministerstwa Finansów. Znaczenie mają:

  • data wystawienia faktury pierwotnej;
  • forma dokumentu;
  • aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów;
  • obowiązujące tryby szczególne.

Korekta faktury w systemie KSeF zawsze odbywa się poprzez wystawienie nowej faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej, ponieważ dokumentów przyjętych do systemu nie można edytować. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe powiązanie korekty z fakturą pierwotną oraz uzupełnienie wymaganych danych zgodnie z zasadami. 

Jeśli chcesz lepiej przygotować się na zmiany, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które wyjaśniają Ci zasady działania tego systemu i pokażą, jak sprawnie wdrożyć go do swojej firmy!

FAQ

Jak zrobić korektę faktury w systemie KSeF?

Aby zrobić korektę, należy wystawić fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej i przesłać ją do KSeF.

Faktura ustrukturyzowana – od kiedy obowiązuje?

Faktura ustrukturyzowana obowiązuje zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów – od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

Czy można edytować fakturę w KSeF?

Nie – po przyjęciu faktury w KseF do systemu edycja nie jest możliwa.

Jak nabywca otrzymuje fakturę korygującą?

Dokument, taki jak faktura korygująca, jest automatycznie udostępniany w systemie KSeF.