Czy fakturę wystawioną w KSeF trzeba przekazać klientowi, który nie korzysta z systemu? Nie – faktura funkcjonuje w Krajowym Systemie e-Faktur, a sprzedawca nie ma obowiązku wysyłania jej w PDF ani e-mailem. Sprawdź, jak prawidłowo poinformować klienta spoza KSeF o wystawionym dokumencie i jakie zasady nadal obowiązują po stronie sprzedawcy.
Jak działa obieg faktury w systemie faktur ustrukturyzowanych?
Faktury ustrukturyzowane trafiają bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. To właśnie KSeF jest miejscem, w którym dokument jest przechowywany, udostępniany i uznawany za wystawiony. Moment przyjęcia faktury do systemu ma kluczowe znaczenie – od tej chwili faktura istnieje formalnie w obrocie gospodarczym.
W przeciwieństwie do tradycyjnego modelu, sprzedawca nie przesyła faktury bezpośrednio do odbiorcy jako dokumentu księgowego. KSeF pełni rolę centralnego systemu, a nie platformy do wysyłki plików.
Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, jak działa Krajowy System e-Faktur, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomogą Ci sprawnie wdrożyć nowe zasady w codziennej pracy.
Kim jest klient spoza KSeF i dlaczego to ma znaczenie?
Klientem spoza KSeF jest odbiorca faktury, który nie ma dostępu do systemu lub nie korzysta z niego w praktyce. Może to dotyczyć m.in.:
- konsumentów;
- kontrahentów zagranicznych;
- podmiotów, które nie są zobowiązane do odbierania faktur w KSeF.
Status odbiorcy wpływa na sposób przekazania informacji o fakturze. Choć sama faktura znajduje się w systemie faktur ustrukturyzowanych, sprzedawca nadal musi zadbać o prawidłową komunikację z klientem.
Jak przekazać fakturę klientowi spoza KSeF?
Faktura wystawiona w KSeF nie jest przekazywana klientowi w tradycyjny sposób, ale sprzedawca ma obowiązek poinformować odbiorcę o jej wystawieniu. Najczęściej odbywa się to poprzez przesłanie:
- informacji handlowej;
- wizualizacji faktury;
- danych umożliwiających jej identyfikację.
W praktyce oznacza to, że klient może otrzymać np. wiadomość e-mail z informacją o wystawieniu faktury oraz załączoną wizualizacją dokumentu. Należy jednak pamiętać, że taka wizualizacja nie jest fakturą w sensie księgowym – pełnoprawna faktura znajduje się wyłącznie w KSeF.
Czy można przekazać fakturę ustrukturyzowaną w formie PDF?
Fakturę ustrukturyzowaną można przekazać w formie PDF, ale wyłącznie jako wizualizację dokumentu. Plik PDF nie jest fakturą księgową w systemie faktur ustrukturyzowanych i nie ma samodzielnej mocy prawnej. Jego rolą jest ułatwienie klientowi zapoznania się z treścią dokumentu. Źródłem faktury pozostaje KSeF, dlatego wszelkie rozliczenia i ewentualne korekty odnoszą się do dokumentu znajdującego się w systemie, a nie do przesłanej wizualizacji.
Jakie obowiązki ma sprzedawca wobec klienta spoza KSeF?
KSeF nie przejmuje obowiązków informacyjnych wobec klienta spoza systemu – nadal odpowiada za nie sprzedawca. To na firmie spoczywa konieczność poinformowania odbiorcy o wystawieniu faktury w KSeF oraz zapewnienia mu czytelnego dostępu do danych dokumentu, nawet jeśli klient nie korzysta z systemu. W praktyce oznacza to utrzymanie jasnej komunikacji z kontrahentem i dostosowanie sposobu przekazania informacji do jego statusu oraz ustaleń handlowych.
Wymaga to jasnych procedur wewnętrznych i dobrej współpracy między działem sprzedaży a księgowością. Brak spójnej komunikacji może prowadzić do nieporozumień, opóźnień w płatnościach i sporów z klientami.
Jak przygotować firmę na obsługę klientów spoza systemu faktur?
Obsługa klientów spoza KSeF wymaga świadomego zaplanowania procesów. Firmy powinny określić:
- standardy informowania klientów o wystawieniu faktury;
- sposób przekazywania wizualizacji dokumentów;
- zakres odpowiedzialności poszczególnych zespołów.
Właśnie dlatego warto sięgnąć po sprawdzone źródła wiedzy. Jeśli chcesz lepiej przygotować się na zmiany, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które wyjaśniają Ci zasady działania tego systemu i pokażą, jak sprawnie wdrożyć go do swojej firmy!
FAQ
Jak przekazać fakturę klientowi spoza KSeF?
Fakturę wystawioną w KSeF należy uznać za przekazaną poprzez system, natomiast klienta spoza KSeF trzeba poinformować o jej wystawieniu i udostępnić mu wizualizację (np. PDF) lub dane identyfikacyjne dokumentu.
Czy PDF jest fakturą w systemie faktur ustrukturyzowanych?
Nie, plik PDF nie stanowi faktury w systemie faktur ustrukturyzowanych, ponieważ właściwym dokumentem księgowym jest wyłącznie faktura zapisana w KSeF.
Czy sprzedawca musi wysyłać fakturę e-mailem?
Nie, sprzedawca nie ma obowiązku wysyłania faktury e-mailem, ale powinien zapewnić klientowi możliwość zapoznania się z informacją o wystawionej fakturze.
Czy faktury ustrukturyzowane dotyczą także klientów zagranicznych?
Tak, faktura jest wystawiana w KSeF również przy transakcjach z klientami zagranicznymi, natomiast sposób przekazania informacji o dokumencie zależy od statusu i możliwości odbiorcy.
