Właściwe zarządzanie dokumentacją firmy jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa od strony prawnej i w sytuacjach, gdy pojawiają się niejasności i konflikty. To szczególnie istotne w przypadku takich dokumentów jak pisma potwierdzające i regulujące współpracę z innymi podmiotami czy umowa z kontrahentem zagranicznym. Sprawdź, jak długo przechowywać umowy z kontrahentami i co warto wiedzieć, aby właściwie zadbać o płynność operacyjną i bezpieczeństwo firmy.
Przepisy prawne a przechowywanie dokumentacji
Podmioty gospodarcze i różne instytucje zobowiązane są zgodnie z prawem do odpowiedniego prowadzenia dokumentacji związanej z działalnością danego podmiotu i archiwizacji stosownych zapisów. Kwestie tego, jak długo przechowywać umowy z kontrahentami, dane osobowe czy księgi podatkowe ściśle określone jest w odpowiednich przepisach prawnych. Prawo definiuje również, w jakiej formie powinny być sporządzane stosowne dokumenty.
Dokumenty księgowe i zapisy podatkowe podlegają art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. To przede wszystkim księga przychodów i rozchodów, rejestry VAT, ewidencje środków trwałych, przebiegu pojazdów, dowody księgowe czy dokumenty inwentaryzacyjne.
Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS oraz okres ich przechowywania reguluje art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przechowywanie dokumentów, które związane są z kadrami, podlegają natomiast art. 94 pkt 91 Kodeksu pracy.
Umowa z kontrahentem zagranicznym – aspekty prawne
Coraz częstszą formą współpracy w wielu branżach jest obecnie umowa z kontrahentem zagranicznym. Podczas jej zawierania trzeba pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Należy w treści zapisu umowy wskazać prawo właściwe dla interpretacji zawartych w dokumencie zapisów, a także określić sąd, który w razie wyniknięcia sporów będzie rozstrzygał konflikt. Istotne jest też ustalenie prawa ważnego dla danej umowy, co ułatwi ewentualne przedawnienie roszczeń, czas trwania postępowania sądowego i jego kosztów czy proces egzekwowania należności.
Sporządzając umowę z kontrahentem zagranicznym, dobrą praktyką jest wykonanie jej w trzech językach: to język polski, język kontrahenta oraz język angielski, w przypadku gdy kontrahent nie pochodzi z kraju anglojęzycznego. Taki zabieg ułatwia ewentualne postępowanie sądowe pod względem interpretacji zapisów.
Jak długo przechowywać umowy z kontrahentami?
W kwestii tego, jak długo przechowywać umowy z kontrahentami, zgodnie z zapisami prawa jest to okres 3 lat, który równa się czasowi ewentualnych roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Termin ten należy liczyć od czasu zakończenia danej umowy lub wywiązania się z danego zadania, które stanowi przedmiot konkretnej umowy z kontrahentem.
Wypowiedzenie umowy z kontrahentami – co warto wiedzieć?
Wypowiedzenie umowy z kontrahentami to działanie o charakterze skuteczności na przyszłość. Nie dochodzi w tym przypadku do eliminacji skutków prawnych powstałym w dotychczasowym okresie trwania umowy. Spełnionych dotąd świadczeń czy rozliczeń nie trzeba zwracać (jak w przypadku odstąpienia od umowy).
Przy wypowiedzeniu umowy z kontrahentem należy zachować właściwą formę. Jeżeli umowę zawarto na piśmie, wypowiedzenia również należy dokonać na piśmie. Jeśli dokument sporządzano w obecności i z podpisem notariusza, również takiego urzędnika wymagać będzie sporządzenie wypowiedzenia.
Wpływ cyfryzacji na przechowywanie i dostęp do dokumentów
Obecnie coraz więcej dokumentów przechowuje się w formie elektronicznej. Często też umowy zawierane są pod taką właśnie postacią. To nie tylko oszczędność czasu i ogromna wygoda, zwłaszcza jeżeli chodzi o umowy z kontrahentami zagranicznymi. Dokumentacja firmowa przechowywana w systemie lub chmurze to zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi, takimi jak zalanie czy pożar. To także ogromne zaoszczędzenie miejsca w siedzibie biura.
Aby profesjonalnie zorganizować firmę i dbać o jej interesy, warto wybrać ,,Kurs I stopnia Dyrektora Finansowego” zgodny z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki, Ustawą o prawie oświatowym, Ustawą o rachunkowości oraz prawem bankowym dostępny na platformie dydaktycznej Krajowej Izby Księgowych. Absolwent kursu otrzymuje dwa certyfikaty (w języku polskim i angielskim), dokumentację zgodną z MEiN. Dzięki akredytacji uczelni wyższej możliwe jest dodatkowo otrzymanie dyplomu w skórzanej oprawie i świadectwa ukończenia kursu.
Zdobycie kwalifikacji zawodowych Dyrektora Finansowego umożliwia ukończenie trójstopniowego kursu, w którego skład wchodzą ,,Kurs I stopnia Dyrektora Finansowego”, ,,Kurs II stopnia Dyrektora Finansowego” i ,,Kurs Dyrektora Finansowego”. Zawód ten został ujęty w klasyfikacji zawodów i specjalności wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania Dz. U. z 2014 r. poz. 1145 (kod zawodu 112006). Kurs można zrealizować z dofinansowaniem z Urzędu Pracy.
