Czy nieprawidłowy Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) na fakturze wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) powoduje konieczność dokonania korekty? Tak, ponieważ NIP służy identyfikacji strony transakcji dla celów podatkowych. W dalszej części artykułu wyjaśniamy, w jaki sposób skorygować nieprawidłowy NIP w KSeF.
Czy nieprawidłowy numer NIP można skorygować w KSeF?
Nieprawidłowy numer NIP można skorygować w KSeF poprzez wystawienie i przekazanie do systemu faktury korygującej. W praktyce korekta dokumentu ustrukturyzowanego wymaga m.in.:
- ustalenia, czy pomyłka dotyczy danych identyfikujących nabywcę;
- oceny wpływu nieprawidłowości na rozliczenie podatku;
- doboru właściwego rodzaju dokumentu korygującego.
Sprawdź także Jak działa KSeF w 2026 roku i jakie obowiązki z zakresu tax compliance wprowadza dla księgowych.
Jak ograniczyć ryzyko błędów w e-fakturowaniu w KSeF?
Ryzyko błędów pojawiających się przy wystawianiu faktur w KSeF można ograniczyć poprzez zdobycie wiedzy oraz umiejętności niezbędnych do prawidłowej obsługi systemu. W ofercie kik.edu.pl znajdziesz szkolenia takie jak:
- Kurs KSeF 2.0 – poznasz techniczne aspekty integracji systemu czy zasady dbania o bezpieczeństwo informacji;
- Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych – dowiesz się jak bezpiecznie i profesjonalnie obsługiwać Krajowy System e-Faktur w imieniu klientów.
Jakie znaczenie mają ustrukturyzowane faktury przy błędnym numerze NIP?
Ustrukturyzowane faktury są przetwarzane automatycznie w systemie, dlatego nawet drobny błąd, np. nieprawidłowy NIP, może wpłynąć na dalsze etapy rozliczeń. Skutki błędnego Numeru Identyfikacji Podatkowej to m.in.:
- automatyczna walidacja danych przez system bez możliwości ich ręcznej poprawy;
- udostępnienie kontrahentowi faktury w dokładnie takiej postaci, w jakiej została przekazana do systemu;
- konieczność wystawienia dokumentu korygującego zgodnego ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej.
Czy korekta NIP w KSeF wymaga dodatkowych procedur kontrolnych?
Tak – korekta błędnego numeru NIP w KSeF wymaga zastosowania dodatkowych procedur kontrolnych. Wynika to z faktu, że dane identyfikacyjne są przetwarzane w systemie automatycznie. Wystawienie faktury korygującej nie jest jedynym wymaganym działaniem.
Korekta NIP powinna być objęta następującymi działaniami kontrolnymi takimi jak m.in.:
- weryfikacją danych kontrahenta przed wystawieniem faktury;
- określonymi zasadami postępowania dla zespołu księgowego po wykryciu błędu;
- archiwizacją faktur korygujących wraz z uzasadnieniem korekty;
- zapewnieniem zgodności tych działań z polityką tax compliance (wewnętrznymi zasadami zapewniającymi zgodność rozliczeń podatkowych z przepisami).
Jak przygotować księgowość na błędy w KSeF?
Przygotowanie księgowości na błędy w KSeF polega na wdrożeniu jednolitych zasad weryfikacji danych oraz procedur postępowania w przypadku błędów. Dobre przygotowanie do KSeF obejmuje w szczególności:
- systematyczne szkolenie zespołu w zakresie obsługi KSeF oraz zasad korygowania błędów;
- określenie standardowych etapów weryfikacji danych przed przekazaniem faktury do KSeF;
- przeprowadzanie testów procesów księgowych przed objęciem ich obowiązkowym stosowaniem.
FAQ
Czy można usunąć fakturę z błędnym NIP z KSeF?
Faktury przekazanej do KSeF nie można usunąć, a jedyną dopuszczalną formą poprawy błędnego numeru NIP jest wystawienie faktury korygującej.
Czy korekta jest widoczna dla kontrahenta w KSeF?
Faktura korygująca jest widoczna dla kontrahenta w KSeF i stanowi integralną część dokumentacji transakcji.
Czy brak korekty błędnego NIP na fakturze może skutkować problemami podatkowymi?
Brak korekty nieprawidłowego numeru NIP może prowadzić do zakwestionowania faktury w trakcie kontroli podatkowej czy odmowy prawa do odliczenia podatku VAT.
