Czy wprowadzenie KSeF zmienia sposób weryfikacji kontrahentów? Tak, ponieważ obowiązek KSeF porządkuje obieg faktur i narzuca jednolite zasady techniczne, ale nie przejmuje odpowiedzialności za poprawność danych kontrahenta. Sprawdź, jak w praktyce wygląda proces weryfikacji kontrahenta w systemie faktur ustrukturyzowanych i na co firmy muszą zwrócić szczególną uwagę.
Czym jest obowiązek KSeF i od kiedy zacznie obowiązywać?
Obowiązek KSeF oznacza konieczność wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten będzie wprowadzany etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla największych przedsiębiorstw;
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
Choć KSeF zmienia sposób wystawiania i obiegu dokumentów, nie oznacza to automatycznej kontroli wszystkich danych widniejących na fakturze. W szczególności dotyczy to procesu weryfikacji kontrahentów, który nadal pozostaje po stronie podatnika.
Jeśli chcesz dobrze przygotować się do pracy z KSeF, sięgnij po Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które w praktyczny sposób pokazują, jak wdrożyć nowe zasady i stosować je na co dzień.
Weryfikacja kontrahenta przed KSeF – jak wyglądała wcześniej?
Przed wdrożeniem systemu faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorcy mieli dużą swobodę w zakresie weryfikacji kontrahentów. Najczęściej obejmowała ona sprawdzenie:
- numeru NIP;
- statusu VAT;
- danych rejestrowych;
- rachunku bankowego.
Proces ten był jednak realizowany poza systemem fakturowania i zależał od wewnętrznych procedur firmy. Brak jednego centralnego narzędzia powodował, że poziom kontroli danych kontrahentów różnił się w zależności od organizacji.
Czy KSeF przejmuje odpowiedzialność za weryfikację kontrahenta?
System faktur ustrukturyzowanych wprowadza automatyczną weryfikację dokumentów, jednak jej zakres ogranicza się wyłącznie do kwestii technicznych. KSeF sprawdza zgodność faktury ze strukturą logiczną, kompletność wymaganych pól oraz poprawność formatów danych. Nie weryfikuje on jednak:
- istnienia kontrahenta;
- zgodności danych z umową;
- prawidłowości numeru rachunku bankowego.
Odpowiedzialność za poprawność danych kontrahenta spoczywa w całości na podatniku. Nieprawidłowości, choć niewychwycone przez system, mogą ujawnić się na etapie rozliczeń, korekt lub kontroli podatkowych.
Jak przygotować firmę na weryfikację kontrahentów po wdrożeniu KSeF?
Po wdrożeniu KSeF weryfikacja kontrahenta powinna stać się stałym elementem procesu sprzedaży i fakturowania, a nie działaniem wykonywanym okazjonalnie. Kluczowe znaczenie ma określenie, na jakim etapie sprawdzane są dane kontrahenta oraz kto odpowiada za ich poprawność. Wymaga to ścisłej współpracy między działem sprzedaży a księgowością oraz korzystania z aktualnych i spójnych źródeł informacji.
Skuteczne przygotowanie do obowiązku KSeF oznacza również uporządkowanie wewnętrznych procesów i podniesienie kompetencji zespołów. Niezbędne jest zrozumienie, które elementy faktury podlegają automatycznej walidacji w systemie, a które nadal pozostają odpowiedzialnością firmy. W tym zakresie skutecznym wsparciem są specjalistyczne szkolenia, takie jak Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomagają przygotować organizację do pracy z danymi kontrahentów i nowych zasad fakturowania. Jeśli chcesz przygotować się do zmian bez stresu i uniknąć kosztownych błędów, sprawdź szczegóły już teraz.
FAQ
Czy KSeF automatycznie weryfikuje kontrahenta?
Nie, KSeF sprawdza wyłącznie poprawność techniczną faktury, a nie dane kontrahenta.
Czy system e-Faktur sprawdza rachunek bankowy kontrahenta?
Nie, weryfikacja rachunku bankowego nie jest realizowana przez KSeF.
Czy poprawna walidacja w KSeF oznacza brak ryzyka?
Nie, faktura może być technicznie poprawna, a jednocześnie zawierać błędy merytoryczne.
Kto odpowiada za błędy w danych kontrahenta?
Odpowiedzialność za dane na fakturze zawsze spoczywa na podatniku.
