Czy Krajowy System e-Faktur rzeczywiście zmienia sposób wystawiania i obiegu faktur? Tak – jego wdrożenie wymusza zmianę dotychczasowych procesów i sposobu pracy z fakturami po stronie podatników. Zobacz, jakie problemy z wdrożeniem systemu KSeF pojawiają się najczęściej i jak ich uniknąć.
Czym jest system KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system umożliwiający wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w jednym miejscu. Jego zadaniem jest uporządkowanie procesów fakturowania oraz wprowadzenie jednolitych zasad obiegu dokumentów.
Chcesz lepiej zrozumieć, jak działa KSeF? Sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomogą Ci wdrożyć nowe zasady do pracy.
Dlaczego wdrożenie systemu KSeF sprawia trudności?
Dostosowanie procedur i przygotowanie zespołów na wprowadzenie KSeF mogą być czasochłonne i wymagające – zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które dotychczas korzystały z własnych rozwiązań. Nic więc dziwnego, że już na etapie wdrożenia mogą pojawić się pierwsze trudności. Najczęstsze z nich to:
- nowy moment uznania faktury za wystawioną;
- obowiązkowa struktura logiczna FA;
- automatyczna walidacja danych;
- nowe role i uprawnienia w systemie.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy wdrażaniu KSeF?
Wiele problemów związanych z KSeF nie wynika z działania samego systemu, lecz z niedostatecznego przygotowania organizacyjnego i technicznego na etapie wdrożenia. Poniżej zebraliśmy najczęstsze błędy, z którymi mierzą się firmy rozpoczynające pracę z KSeF.
Brak analizy dotychczasowych procesów fakturowania
Brak analizy obecnych procedur prowadzi do chaosu już na początku wdrożenia. Firmy często zakładają, że obecne procesy zadziałają bez zmian.
Niedostosowanie procedur do wymagań KSeF
Brak aktualizacji wewnętrznych procedur skutkuje nieprawidłowym wystawianiem faktur i błędami organizacyjnymi. Dotyczy to zwłaszcza momentu wystawienia faktury i sposobu jej przekazywania.
Nieprawidłowa konfiguracja uprawnień
Błędnie nadane lub niepełne uprawnienia mogą uniemożliwić wystawianie albo odbieranie faktur.
Błędy w integracji przez KSeF API
Integracja z KSeF API, czyli interfejsem integracyjnym udostępnionym w formie interaktywnego portalu, wymaga precyzyjnego dostosowania systemów finansowo-księgowych. Brak obsługi komunikatów zwrotnych czy błędne przypisywanie numeru KSeF powodują odrzucanie faktur.
Błędy w strukturze faktury
Nieprawidłowe wypełnienie pól lub użycie złych danych skutkuje odrzuceniem dokumentu. Częstym problemem jest także korzystanie z nieaktualnej wersji struktury.
Ignorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów
Ministerstwo Finansów regularnie publikuje informacje o zmianach w KSeF i strukturach logicznych. Ich pomijanie prowadzi do pracy na nieaktualnych zasadach i zwiększa ryzyko błędów.
Chcesz lepiej przygotować się na wdrożenie KSeF? Sprawdź powiązane artykuły:
Jak przygotować wdrożenie KSeF, aby uniknąć najczęstszych błędów?
Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga świadomego przygotowania. Im wcześniej firma uporządkuje procesy i wiedzę zespołu, tym mniejsze ryzyko problemów po uruchomieniu systemu. Dlatego przed wdrożeniem warto:
- przeanalizować obecne procesy fakturowania;
- dostosować wewnętrzne procedury do działania KSeF;
- zweryfikować przygotowanie techniczne systemów księgowych lub integracji;
- zapoznać z nowymi zasadami osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbiór faktur.
Jeśli chcesz dobrze przygotować się do pracy z KSeF, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomogą Ci przejść przez wdrożenie krok po kroku i uniknąć kosztownych błędów.
FAQ
Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF?
Najczęściej to nieprawidłowe uprawnienia, błędy techniczne oraz niedostosowanie procedur do nowych zasad.
Dlaczego faktury są odrzucane przez KSeF?
Najczęstszą przyczyną są błędy w strukturze faktury lub niezgodność danych z wymaganiami systemu.
Jak przygotować się do KSeF?
Kluczowe jest zapoznanie się z zasadami działania systemu, dostosowanie procedur i przeszkolenie pracowników.
Dlaczego faktury są odrzucane przy integracji z KSeF API?
Najczęściej wynika to z nieprawidłowego dostosowania systemu do wymagań KSeF, braku obsługi komunikatów zwrotnych lub błędnego przypisywania numeru KSeF.
