Biura rachunkowe zostały zaliczone do instytucji obowiązanych w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Obowiązki wynikają bezpośrednio z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w której w 2025 roku wprowadzono kilka zmian. W zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy biuro rachunkowe musi wdrożyć konkretne procedury, aby działać zgodnie z przepisami i unikać ryzyka sankcji. Jeśli prowadzisz taką działalność, chcesz uniknąć kłopotów i zadbać o zgodność z aktualnymi przepisami – ten artykuł pomoże Ci uporządkować obowiązki AML. Dowiesz się, jakie działania musisz podjąć, jak opracować procedury i w jaki sposób szkolić pracowników, by skutecznie przeciwdziałać ryzyku i budować zaufanie klientów.
Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana – co to oznacza?
Zgodnie z art. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, każde biuro rachunkowe świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowych kwalifikuje się jako instytucja obowiązana. Oznacza to, że podlega przepisom z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML – Anti-Money Laundering) oraz finansowaniu terroryzmu (CFT – Countering the Financing of Terrorism).
Z czym to się wiąże w praktyce?
- Obowiązki AML i CFT dotyczą wszystkich biur, niezależnie od ich wielkości i formy działania – zarówno jednej osoby prowadzącej działalność, jak i większego biura księgowego.
- Musisz wdrożyć jasne i skuteczne procedury zapobiegające praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
- Twoje biuro staje się częścią systemu ochrony finansowej państwa – to odpowiedzialność, ale i dowód rzetelności.
Dlatego już na etapie zakładania działalności należy zacząć tworzyć dokumentację AML – a nie dopiero po otrzymaniu pierwszych zleceń. Wdrażanie zasad ułatwia zastosowanie nowoczesnego systemu informatycznego, który wspiera dziennik czynności, rejestry ryzyka i automatyczne generowanie raportów.
Podstawowe obowiązki biur rachunkowych wynikające z ustawy AML
Ocena ryzyka
Analiza ryzyka to fundament działań zgodnych z przepisami. Obejmuje ocenę:
- klienta – kraj pochodzenia, profil działalności, ustrukturyzowanie własności;
- rodzaju usługi – księgowość standardowa, transakcje niestandardowe np. wyceny, usługi dla zagranicy;
- kanałów płatności – gotówka, przelewy krajowe i zagraniczne, transakcje przez e-portfele.
Na podstawie oceny określasz klasy ryzyka – niskie, standardowe i wysokie. To od nich zależą metody identyfikacji i częstotliwość monitorowania operacji.
Identyfikacja i weryfikacja klientów
Kolejny element to dokładna weryfikacja klientów. Proces polega na dokładnym poznaniu tożsamości klienta i jego sytuacji. Co to oznacza? Przede wszystkim konieczność zebrania podstawowych danych, takich jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL lub NIP, a w przypadku firm – pełnej nazwy, siedziby oraz numeru rejestracyjnego.
W przypadku bardziej złożonych struktur – na przykład spółek kapitałowych – biuro rachunkowe ma również obowiązek ustalić rzeczywistego beneficjenta, czyli osobę, która ostatecznie czerpie korzyści z działalności danej firmy.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie tożsamości na podstawie odpowiednich dokumentów. Może to być dowód osobisty, paszport, a w przypadku przedsiębiorstw – wypis z CEIDG lub KRS. W uzasadnionych sytuacjach, zwłaszcza gdy pojawiają się niejasności, konieczne może być również zweryfikowanie źródeł finansowania klienta.
Obsługa transakcji i monitorowanie
Żadne biuro nie może pozostawać bierne wobec niecodziennych transakcji. Jego obowiązkiem jest:
- monitorowanie nietypowych operacji – np. wpływy o dużej wartości, częste transakcje między powiązanymi podmiotami;
- rejestracja tych działań – co, kiedy, dlaczego budzi podejrzenia;
- czasem konieczne jest aktualizowanie oceny ryzyka – jeśli klient zmienia branżę, właściciel się zmienia, albo korzysta z nowych kanałów finansowych.
Dokumentacja i raportowanie
Wszystkie działania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy muszą być odpowiednio udokumentowane. Obejmuje to prowadzenie rejestru czynności AML, sporządzanie dokumentacji oceny ryzyka oraz weryfikacji klienta. To także przygotowywanie i przekazywanie raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) w sytuacjach, gdy transakcja budzi uzasadnione podejrzenia.
Zgodnie z ustawą dane i dokumenty należy przechowywać co najmniej pięć lat od zakończenia współpracy. To ważne – GIIF lub organy nadzoru mogą żądać dokumentów po latach działania.
Procedura wewnętrzna AML – jak ją opracować?
Procedura wewnętrzna to dokument, który reguluje wszystkie działania AML w biurze. Powinna obejmować:
- Identyfikację i weryfikację – krok po kroku od zapytania po działanie.
- Ocena ryzyka – procedury i matryce ryzyka.
- Monitorowanie transakcji – jak, kiedy i co zgłaszać.
- Reagowanie na transakcje podejrzane – ścieżka zgłoszenia do GIIF.
- Zakres obowiązków – kto jest odpowiedzialny, kto podejmuje decyzje.
- Dokumentowanie i archiwizacja – gdzie i co przechowujesz.
- Kontrola i audyt – co wykonujesz, kiedy dokonujesz ewaluacji.
Procedura musi być znana pracownikom i stosowana każdego dnia. Dobrą praktyką jest powierzenie nadzoru konkretnej osobie. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym stanowisku, sprawdź, czym zajmuje się koordynator AML.
Szkolenia AML – obowiązek i korzyści
Szkolenia to nie tylko wymóg, ale sposób zapewnienia jakości AML – powinny odbywać się:
- regularnie – co najmniej raz w roku,
- po zmianach w przepisach,
- w formie wykładów, warsztatów i analiz studiów przypadków.
W ten sposób pracownicy poznają sygnały ostrzegawcze, a także dowiedzą się, co robić w podejrzanych sytuacjach. Warto wspomnieć, że kursy AML dostępne w ofercie kik.edu.pl rozwijają przede wszystkim umiejętność rozpoznawania ryzyka i zwiększają świadomość prawną w zespole.
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów AML
Naruszenie przepisów grozi:
- karą administracyjną – nawet do kilkuset tysięcy złotych,
- odpowiedzialnością karną – w przypadku zaniechań umyślnych.
- utratą reputacji – klienci wolą współpracować z bezpiecznymi podmiotami,
- blokowaniem transakcji – wstrzymanie usług do wyjaśnienia sprawy.
GIIF i Narodowy Bank Polski oraz KNF mają prawo prowadzić kontrole i nakładać sankcje. Dlatego podejdź do tych obowiązków poważnie.
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy – biuro rachunkowe prowadzone zgodnie z przepisami
Jak zadbać o wdrożenie zasad mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy? Biuro rachunkowe powinno rozpocząć od opracowania procedury wewnętrznej AML, przeprowadzenia analizy ryzyka, przeszkolenia pracowników oraz wdrożenia skutecznych środków identyfikacji i weryfikacji klientów.
To nie tylko obowiązek, ale także forma zabezpieczenia i wsparcie dla rozwoju biura. Przynosi konkretne korzyści. Klienci mają większe zaufanie, bo wiedzą, że współpracują z bezpiecznym biurem. Właściciel może natomiast spać spokojniej – zmniejsza się ryzyko kar, mandatów czy kontroli. Lepsza jest też organizacja pracy, ponieważ jasne procedury i dokumentacja ułatwiają codzienne zarządzanie.
Rejestr treningów i audytów – klucz do skutecznego AML
Samo posiadanie procedur to za mało. Aby skutecznie wdrażać zasady przeciwdziałania praniu pieniędzy, trzeba prowadzić odrębny rejestr wszystkich działań AML – w tym szkoleń pracowników, audytów wewnętrznych oraz każdej zmiany w procedurach.
To nie tylko dobra praktyka, ale konkretne zabezpieczenie. W razie kontroli taki rejestr stanowi bezpośredni dowód, że biuro działa zgodnie z przepisami i faktycznie realizuje obowiązki ustawowe.
Technologia wspierająca AML
Coraz więcej biur rachunkowych korzysta z dedykowanych systemów AML, które:
- automatycznie analizują dane klientów,
- wysyłają alerty w podejrzanych sytuacjach,
- ułatwiają generowanie dokumentów.
Zadbaj o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo biura – zapisz się na certyfikowany kurs AML
Zabezpieczenie biura rachunkowego przed ryzykiem prania pieniędzy to krok w stronę bezpieczeństwa, profesjonalizmu i zaufania. Działając świadomie i odpowiedzialnie, tworzysz solidne fundamenty rozwoju.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej w zakresie AML, zapisz się na kurs, który znajdziesz w ofercie kik.edu.pl. W ten sposób nie tylko pogłębisz swoją wiedzę, ale także zbudujesz procedury bezpiecznego funkcjonowania Twojego biura. Więcej szczegółów i całą ofertę znajdziesz na stronie: https://kik.edu.pl/kursy/180.
Jak spełnić obowiązki AML? Kurs dla pracowników biur rachunkowych
Kurs online został stworzony z myślą o pracownikach biur rachunkowych, którzy – jako instytucje obowiązane – muszą spełniać wymogi ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Materiały dostępne dla uczestnika zostały przygotowane z pełną starannością, uwzględniając najnowsze regulacje krajowe i unijne. Kurs przeznaczony jest dla osób zajmujących się obsługą księgową, sporządzaniem dokumentacji finansowej i innych czynności objętych ustawą AML.
Zadbaj o zgodność z przepisami, zyskaj przewagę konkurencyjną i zabezpiecz swoje biuro przed ryzykiem! Zapisz się na kurs już dziś i działaj zgodnie z obowiązującym prawem.
