Czy Twoja faktura została właśnie odrzucona przez Krajowy System e-Faktur, a ty nie wiesz dlaczego? Chcesz wiedzieć, z jakiego powodu KSeF odrzuca dokumenty i jakie warunki musi spełnić Twoja faktura, aby otrzymać numer KSeF? To prostsze niż myślisz. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak postępować w tej sytuacji.
Jak działa KSeF i dlaczego może odrzucić fakturę?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML i przeprowadza ich walidację. Jeśli weryfikacja zakończy się negatywnie, system odrzuca plik i nie nadaje mu numeru KSeF (który pełni rolę cyfrowego numeru identyfikacyjnego).
Powody odrzucenia faktury przez KSeF to między innymi:
- niezgodność struktury pliku XML ze wzorem faktury ustrukturyzowanej;
- błędna data na fakturze, którą wprowadzasz do systemu;
- próba wprowadzenia faktury do systemu przez osobę nieuprawnioną;
- użycie wygasłego podpisu kwalifikowanego lub błędnej pieczęci elektronicznej;
- próba przesłania faktury o numerze, który został już wcześniej przyjęty i przetworzony w systemie.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak uniknąć błędów przy wystawianiu faktury w KSeF, sprawdź ten artykuł.
Gdzie sprawdzić przyczynę odrzucenia faktury?
Szczegóły błędu, który dotyczy odrzuconej faktury, można znaleźć w narzędziu, którego używa się do obsługi KSeF:
- W programie finansowo-księgowym (np. ComarchERP, Optima czy Symfonia) przy statusie wysyłki.
- W Aplikacji Podatnika KSeF w sekcji „szczegóły odrzucenia”.
Kiedy jeszcze e-faktura może zostać odrzucona?
Przyczyną problemów z wysyłką może być również awaria platformy KSeF, niezależna od przedsiębiorcy. W takim przypadku podatnik ma prawo wstrzymać się z transferem plików do momentu przywrócenia sprawności systemu. Nie zwalnia to jednak z obowiązku wystawienia dokumentu w tzw. trybie offline. Należy pamiętać, że taka faktura musi ściśle odpowiadać obowiązującej strukturze logicznej. Jeśli dokument wystawiony poza siecią nie zachowa wymaganego wzoru technicznego, zostanie odrzucony przy próbie późniejszego wprowadzenia go do systemu.
Jak poprawić fakturę i ponownie przesłać ją do KSeF?
Co zrobić, jeśli KSeF odrzucił Twoją fakturę i nie nadał jej numeru identyfikacyjnego? Przede wszystkim musisz pamiętać, że takiej faktury nie możesz traktować jako wystawionej, więc wszystkie procesy z nią zwiane powinny zostać wstrzymane. Następnie musisz poprawić fakturę i przesłać ją ponownie. Jak to zrobić?
Procedura poprawy faktury krok po kroku:
- Zidentyfikuj błąd: Sprawdź komunikat zwrotny z KSeF w swoim programie księgowym.
- Nie księguj błędnego dokumentu: Upewnij się, że odrzucona faktura nie została omyłkowo zaksięgowana jako przychód/koszt (ponieważ prawnie nie została wystawiona).
- Popraw dane: Edytuj fakturę w systemie finansowo-księgowym (np. uzupełnij brakujący NIP, popraw kwoty).
- Wyślij ponownie: Wygeneruj nowy plik XML i ponów wysyłkę do KSeF.
- Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru: UPO to dokument, który stanowi dowód na to, że faktura została przyjęta w systemie i otrzymała swój numer KSeF.
Chcesz poznać tajniki pracy z Krajowym Systemem e-Faktur? Sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, dzięki którym zdobędziesz potrzebną wiedzę i umiejętności do sprawnej obsługi KSeF.
FAQ
Czy faktura odrzucona przez KSeF jest wystawiona?
Nie. Odrzucona faktura nie wpłynęła do systemu i nie dostała numeru identyfikacyjnego, a zatem nie została wystawiona.
Czy można księgować fakturę, która ma status „wysłana”, ale nie ma numeru KSeF?
Nie jest to wskazane. Dopóki faktura nie otrzyma numeru KSeF, nie jest uznawana za e-fakturę ustrukturyzowaną w rozumieniu przepisów.
Czy można wystawić korektę do faktury odrzuconej przez KSeF?
Nie – dokument odrzucony przez system nie może zostać poprawiony ani skorygowany w KSeF. Należy wgrać poprawną e-fakturę raz jeszcze do systemu.
