KSeF i archiwizacja – wszystko, co trzeba wiedzieć o obowiązkowym KSeF

Czy KSeF zmienia zasady archiwizacji faktur? Tak – wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF archiwizacja faktur zostaje przeniesiona do jednego, centralnego systemu. Sprawdź, jak działa archiwizacja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe.

Na czym polega obowiązkowy KSeF i kogo dotyczy?

Obowiązkowe korzystanie z KSeF oznacza, że podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem systemu. Wymóg ten obejmuje:

obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur;
stosowanie jednolitego formatu dokumentu;
przekazywanie faktur bezpośrednio do systemu;
centralny obieg dokumentów pod nadzorem Ministerstwa Finansów.

Faktury ustrukturyzowane – od kiedy są obowiązkowe?

od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto;
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF – papierowych lub elektronicznych. Warunkiem jest to, aby miesięczna wartość sprzedaży z VAT udokumentowanej w ten sposób nie przekroczyła 10 000 zł.

Obowiązkowy KSeF – jak działa archiwizacja faktur?

Archiwizacja w KSeF polega na centralnym przechowywaniu faktur w systemie. Faktury są zapisywane automatycznie po ich przyjęciu do systemu, a podatnik ma do nich stały dostęp bez konieczności tworzenia własnego archiwum. Co ważne – obowiązują jednolite zasady przechowywania dokumentów, a bezpieczeństwo danych zapewnia infrastruktura systemowa.

Chcesz lepiej zrozumieć, jak działa obowiązkowy KSeF? Sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych dostępne na kik.edu.pl i sprawnie wdróż go do swojej firmy.

Czy podatnik musi przechowywać faktury też poza obowiązkowym KSeF?

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF podstawowym miejscem archiwizacji faktur jest Krajowy System e-Faktur. Nie ma obowiązku tworzenia odrębnego archiwum dla faktur ustrukturyzowanych. Co więcej – dokumenty wystawione poza systemem w okresie przejściowym podlegają dotychczasowym zasadom przechowywania.

Sprawdź też powiązane artykuły:

Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane w KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Oznacza to:

długoterminowy i stały dostęp do dokumentów w systemie;
brak konieczności samodzielnego archiwizowania faktur ustrukturyzowanych;
ograniczenie obowiązków administracyjnych związanych z przechowywaniem dokumentacji.

Jak archiwizacja w KSeF wpływa na kontrole podatkowe?

Obowiązkowy KSeF i centralna archiwizacja faktur zmieniają sposób prowadzenia kontroli podatkowych. Najważniejsze innowacje to:

organy podatkowe mają bezpośredni dostęp do faktur;
brak konieczności przekazywania kopii dokumentów;
większa przejrzystość danych;
szybszy przebieg czynności kontrolnych.

Jak przygotować firmę na obowiązek KSeF w zakresie archiwizacji?

Obowiązkowy KSeF oznacza zmianę podejścia do przechowywania faktur i pracy z dokumentami księgowymi. Kluczowe jest zrozumienie zasad archiwizacji, uporządkowanie procedur oraz odpowiednie przeszkolenie zespołu. Jeśli chcesz dobrze przygotować się na zmiany, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które wyjaśniają zasady działania systemu i pokazują, jak sprawnie wdrożyć go do swojej firmy.