Czy w KSeF możliwe jest samofakturowanie? Tak, Krajowy System e-Faktur (KSeF) dopuszcza samofakturowanie, ale wyłącznie na ściśle określonych zasadach i w ramach faktury ustrukturyzowanej. Sprawdź, kiedy można skorzystać z tej funkcji i na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów.
Czym jest samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF to szczególny tryb wystawiania faktur, w którym dokument w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca, a następnie przekazuje go do systemu. Taki plik ma postać faktury ustrukturyzowanej i podlega tym samym zasadom walidacji oraz archiwizacji co inne dokumenty wystawiane w systemie.
KSeF pełni w tym procesie rolę centralnej platformy technicznej – przyjmuje dokument, sprawdza jego poprawność techniczną i nadaje właściwy numer. System nie przejmuje jednak odpowiedzialności za poprawność merytoryczną danych zawartych na fakturze.
Chcesz dobrze przygotować się do pracy z aplikacją? Sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które krok po kroku pokażą Ci, jak sprawnie poruszać się w systemie i obsługiwać dokumenty w nowych realiach.
Na jakich zasadach działa samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF nie jest rozwiązaniem dowolnym i wymaga spełnienia określonych warunków formalnych. Kluczowe znaczenie ma uprzednia zgoda sprzedawcy na wystawianie faktur w jego imieniu oraz odpowiednie uregulowanie zasad współpracy między stronami.
Faktura wystawiona w trybie samofakturowania musi zostać przygotowana zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną i skutecznie przyjęta do KSeF. Dopiero w momencie przyjęcia dokumentu do systemu otrzymuje on numer KSeF i jest uznawany za wystawiony.
Kto odpowiada za fakturę?
Mimo że fakturę wystawia nabywca, odpowiedzialność podatkowa za dokument spoczywa na sprzedawcy. To on odpowiada za:
- poprawność danych;
- zgodność faktury z przepisami;
- ewentualne konsekwencje błędów.
Jakie ryzyka wiążą się z samofakturowaniem w KSeF?
Samofakturowanie wiąże się z ryzykiem nieprawidłowości, zwłaszcza gdy dane kontrahentów nie są regularnie weryfikowane lub gdy brak jest jasno określonych procedur. Problemy mogą dotyczyć również:
- uprawnień w KSeF;
- nieprecyzyjnych ustaleń między stronami;
- błędów w przygotowaniu faktury ustrukturyzowanej.
Z tego względu samofakturowanie powinno być stosowane wyłącznie w relacjach opartych na stałej współpracy i dobrej organizacji procesów.
Jak przygotować firmę do samofakturowania w KSeF?
Skuteczne wdrożenie samofakturowania w KSeF wymaga wcześniejszej analizy procesów oraz przygotowania organizacyjnego. Kluczowe znaczenie ma ustalenie zasad współpracy z kontrahentami, przypisanie odpowiednich uprawnień w systemie oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie.
W tym zakresie dużym wsparciem są specjalistyczne szkolenia. Jeśli chcesz precyzyjnie przygotować się do pracy w nowych warunkach, sprawdź Kurs KSeF 2.0, który krok po kroku wyjaśnia obsługę systemu i aplikacji podatnika, oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, skupiony na aspektach pracy z dokumentami i klientami w nowych realiach.
FAQ
Czym jest samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF to szczególny tryb wystawiania faktur, w którym dokument w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca i przekazuje go do Krajowego Systemu e-Faktur.
Czy samofakturowanie KSeF jest obowiązkowe?
Nie, samofakturowanie w KSeF nie jest obowiązkowe i może być stosowane wyłącznie na podstawie ustaleń między sprzedawcą a nabywcą.
Kto odpowiada za błędy w fakturze przy samofakturowaniu?
Za poprawność danych i zgodność faktury z przepisami odpowiada sprzedawca, mimo że dokument został wystawiony przez nabywcę.
Czy samofakturowanie wymaga dodatkowych uprawnień w KSeF?
Tak, stosowanie samofakturowania wymaga nadania odpowiednich uprawnień oraz zgód w systemie KSeF.
