Czy w KSeF fakturę da się wygenerować bez dostępu do Internetu? Tak – przepisy dopuszczają sporządzenie faktury poza systemem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w trybach awaryjnych, jednak jej wystawienie następuje dopiero po przesłaniu jej do systemu. Sprawdź, kiedy można skorzystać z trybu awaryjnego i jakie obowiązki powstają po stronie podatnika oraz biura rachunkowego.
Kiedy w KSeF faktura jest uznawana za wystawioną ?
Faktura jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie jej skutecznego przesłania do KSeF i nadania numeru identyfikacyjnego. Dopiero przyjęcie dokumentu przez system powoduje powstanie skutków prawnych.
Co zrobić, gdy nie ma dostępu do Internetu lub KSeF nie działa?
W przypadku problemów technicznych przepisy dopuszczają sporządzenie faktury poza KSeF i jej późniejsze przekazanie do systemu w terminie określonym w przepisach. Ten tryb ma charakter awaryjny i wymaga zachowania zasad takich jak:
- Znajomości procedur awaryjnych właściwych dla danej sytuacji technicznej.
- Sporządzenia faktury w obowiązującej strukturze logicznej.
- Terminowego przekazania dokumentu do KSeF po przywróceniu dostępu do systemu.
Sprawdź także, jak wystawić fakturę w systemie KSeF.
Jak przygotować firmę na KSeF i sytuacje awaryjne związane z korzystaniem z tego systemu?
Przygotowanie do pracy z KSeF wymaga znajomości zasad funkcjonowania systemu oraz procedur obowiązujących w sytuacjach awaryjnych. Jednym z elementów takiego przygotowania jest uzupełnienie wiedzy osób odpowiedzialnych za fakturowanie i obsługę e-faktur. Na platformie kik.edu.pl dostępne są szkolenia dotyczące e-fakturowania takie jak m.in.:
- Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych – przygotowuje do profesjonalnej i bezpiecznej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur w imieniu klientów;
- KSeF 2.0 – umożliwia zdobycie wiedzy potrzebnej do prawidłowej pracy z aktualną wersją systemu e-faktur, w tym do stosowania obowiązujących zasad prawnych i bezpiecznej integracji systemów księgowych.
Kursy te wspierają prawidłową obsługę e-faktur. Jeżeli chcesz sprawdzić, jak nowe regulacje wpłyną na obowiązki przedsiębiorców, zapoznaj się także z artykułem: KSeF 2026. Dla kogo będzie to obowiązek?.
Czy brak przygotowania do trybu offline KSeF może generować kary?
Tak – brak znajomości procedur awaryjnych i niedochowanie obowiązków po wystawieniu faktury poza systemem może prowadzić do naruszenia przepisów podatkowych. Ryzyko dotyczy w szczególności terminowego przekazania do KSeF faktury oraz jej poprawności formalnej w przypadku problemów technicznych.
Do nałożenia kar może dojść w przypadku błędów proceduralnych popełnianych przy obsłudze dokumentów sporządzonych poza systemem, w tym:
- opóźnienia w przekazaniu do KSeF faktury sporządzonej poza systemem – czyli niedochowania terminu jej przesłania po ustaniu problemów technicznych;
- sporządzenia faktur w nieprawidłowej strukturze logicznej – co oznacza niezgodność danych z obowiązującym schematem XML wymaganym przez KSeF.
FAQ
Czy w KSeF faktury można wystawić całkowicie offline?
W systemie KSeF nie można wystawić faktury całkowicie offline, ponieważ dokument jest uznawany za wystawiony dopiero po przesłaniu go do systemu i nadaniu numeru identyfikacyjnego.
Co, jeśli internet nie działa w momencie wystawiania faktury?
W przypadku braku dostępu do internetu fakturę można sporządzić poza KSeF w trybie awaryjnym, a następnie przekazać ją do systemu po usunięciu problemów technicznych.
Czy brak wysłania do KSeF faktury oznacza karę?
Brak przekazania faktury do KSeF w wymaganym terminie może zostać uznany za naruszenie obowiązków podatkowych i skutkować sankcjami.
Jak najlepiej przygotować się na KSeF faktury?
Najlepszym przygotowaniem do KSeF jest znajomość zasad działania systemu oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie, np. w ramach kursów dostępnych na kik.edu.pl.
