Czy można obsługiwać Krajowy System e-Faktur bez internetu? Tak, lecz jedynie w trybie awaryjnym! Choć jest to rozwiązanie w pełni cyfrowe, ustawodawca przewidział dedykowane procedury awaryjne na wypadek problemów z siecią. Wymagają one jednak od przedsiębiorcy ścisłej dyscypliny i znajomości przepisów. Dowiedz się, w jaki sposób wystawiać faktury bez internetu w KSeF 2026!
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to stworzona przez Ministerstwo Finansów platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur. Od teraz wszystkie faktury muszą przejść przez to narzędzie, aby mogły zostać uznane za prawidłowe. Każda z faktur otrzymuje również swój własny numer identyfikacyjny.
Z KSeF można korzystać za pomocą zintegrowanych systemów finansowo-księgowych albo z bezpłatnego narzędzia, czyli Aplikacji Podatnika KSeF.
KSeF oznacza w pełni cyfrowe faktury i zupełnie nowe sposoby tego, jak się z nimi obchodzić. Jeśli chcesz poznać ten system od podstaw i przygotować się w pełni na zmiany, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych. Oba kursy pomogą Ci dostosować swoją codzienną pracę do nowej rzeczywistości.
Czy KSeF działa offline?
Krajowy System e-Faktur jest w pełni cyfrową platformą, zatem nie może działać bez dostępu do internetu podczas codziennego korzystania. Przewidziano jednak trzy specjalne rozwiązania w przypadku braku internetu albo awarii po stronie systemu:
- tryb offline24 (brak internetu u Ciebie),
- tryb awaryjny (ogłoszona awaria KSeF),
- całkowita awaria systemu (faktury spoza KSeF bez obowiązku dosłania).
Dlatego też, mówiąc o KSeF w trybie offline, w rzeczywistości chodzi o procedury awaryjne, które pozwalają wystawić fakturę z opcją dosłania jej w późniejszym terminie.
Kiedy stosuje się tryb offline24 w KSeF?
Z trybu offline24 można skorzystać w momencie, gdy połączenie z internetem zostało przerwane lub łącze jest niestabilne i uniemożliwia korzystanie z systemu. Nie trzeba mieć dowodu braku internetu — przepisy tego nie wymagają, ale należy zadbać o to, aby dosłać ją w odpowiednim czasie.
Procedura wystawienia faktury w trybie offline24 wygląda następująco:
- Wystawiasz fakturę w swoim systemie w formacie XML i przekazujesz ją nabywcy (np. wydruk z kodem QR).
- Musisz przesłać fakturę do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury poza KSeF.
Na czym polega tryb awaryjny w Krajowym Systemie e-Faktur?
Tryb awaryjny KSeF to procedura, którą można zastosować w przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur. Komunikat o awarii pojawia się w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów lub bezpośrednio na stronie podatki.gov.pl/ksef.
W takim przypadku:
- Wystawiasz fakturę poza KSeF, uzupełniając odpowiednio dane.
- Masz 7 dni roboczych, licząc od dnia następującego po dniu zakończenia awarii na dosłanie faktur do KSeF.
- Po dosłaniu faktury dostajesz numer KSeF i wysyłasz ją do kontrahenta (zazwyczaj jako korektę lub nową fakturę).
Chcesz wiedzieć, jak wygenerować cyfrową pieczęć potrzebną do potwierdzania autentyczności faktur? Wszystkiego dowiesz się w artykule: Certyfikat KSeF, wszystko, co musisz o nim wiedzieć!
Co zrobić w przypadku zaplanowanych prac serwisowych w KSeF?
Jeśli w systemie zostaną zaplanowane prace serwisowe lub KSeF będzie czasowo niedostępny z innego powodu, należy wystawić fakturę poza systemem i dosłać ją najpóźniej w następny dzień roboczy po zakończeniu prac lub niedostępności systemu.
Czy można wystawić fakturę podczas awarii całkowitej KSeF?
Awaria całkowita systemu e-faktur to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. W tej sytuacji procedura obejmuje następujące zasady:
- Wystawiasz fakturę papierową lub elektroniczną.
- Nie masz obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej.
- Nie masz obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii.
- Przekazujesz fakturę nabywcom osobiście, bądź innym dostępnym kanałem.
W przypadku tak skrajnej sytuacji komunikaty o awarii będą pojawiać się w mediach – telewizji, radiu czy prasie.
To jedyna sytuacja, która nie wymaga od Ciebie dosłania faktury do systemu. Jeśli chcesz lepiej przygotować się do obsługi systemu i wiedzieć, co zrobić w przypadku awarii, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalisty ds. KSeF dla biur rachunkowych.
FAQ
Czy można wystawić fakturę w KSeF bez internetu?
Tak, ale tylko podczas braku połączenia z siecią – w trybie offline24, trybie awaryjnym lub podczas całkowitej awarii KSeF.
Czym różni się tryb offline24 od niedostępności KSeF?
Tryb offline24 został przygotowany na wypadek problemów z połączeniem po stronie podatnika. Niedostępność KSeF może wynikać z zaplanowanej przerwy lub prac serwisowych.
Czy trzeba udowadniać brak internetu, żeby skorzystać z trybu offline24?
Przepisy nie nakładają obowiązku udowadniania problemów z internetem. Kluczowe jest, aby zachować wymagany termin dosłania faktury do KSeF.
