Czy da się zrobić korektę w KSeF? Sprawdź, jak działa korekta w systemie faktur ustrukturyzowanych

Czy w systemie faktur ustrukturyzowanych można poprawić wystawioną fakturę? Tak, ale nie w taki sposób, jak dotychczas, ponieważ po przyjęciu dokumentu do KSeF nie ma możliwości jego edycji, a każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej. Sprawdź, czy da się zrobić korektę w KSeF i jak wygląda ten proces krok po kroku.

Czym jest system faktur ustrukturyzowanych KSeF?

System faktur ustrukturyzowanych to centralne rozwiązanie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednym miejscu. Jego najważniejsze cechy to:

jeden obowiązujący format dokumentu;
centralny obieg faktur;
automatyczna weryfikacja danych;
brak możliwości modyfikacji, w tym także edycji, dokumentów po ich przyjęciu do systemu.

Jeśli chcesz uporządkować wiedzę o KSeF i przygotować się do pracy z systemem, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które krok po kroku wyjaśniają nowe zasady.

Sprawdź też powiązane artykuły:

Czy da się zrobić korektę ustrukturyzowanej faktury w KSeF?

Tak – korekta w KSeF jest możliwa, ale wyłącznie poprzez wystawienie nowej faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej.

Warto pamiętać, że korekta:

jest osobnym dokumentem;
musi być powiązana z fakturą pierwotną;
jest sprawdzana przez system;
otrzymuje własny numer KSeF.

Jak zrobić korektę faktury ustrukturyzowanej w KSeF?

Aby prawidłowo sporządzić i przesłać fakturę korygującą w KSeF, należy wykonać następujące kroki:

Wskaż fakturę, którą chcesz skorygować.
Powiąż korektę z tą fakturą i określ, co ma zostać zmienione.
Uzupełnij dane korekty zgodnie z wymaganiami KSeF.
Wyślij fakturę korygującą do systemu, gdzie zostanie sprawdzona i otrzyma numer KSeF.

Jak zrobić korektę faktury ustrukturyzowanej w KSeF

Jakie sytuacje wymagają korekty faktury w KSeF?

Korekta faktury jest konieczna zawsze wtedy, gdy po wystawieniu dokumentu pojawi się błąd lub zmiana danych. Najczęściej dotyczy to:

korekty wartości transakcji;
błędów w danych formalnych;
zmiany danych nabywcy lub sprzedawcy;
braku możliwości poprawy faktury pierwotnej w systemie.

Jak przygotować i wysłać fakturę korygującą w KSeF – lista kontrolna?

Faktura korygująca w KSeF musi być przygotowana zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną, podobnie jak faktura pierwotna. Należy na niej jednoznacznie wskazać fakturę korygowaną, określić zakres wprowadzanych zmian oraz podać wartości przed korektą i po korekcie wraz z wymaganymi oznaczeniami wynikającymi z zasad KSeF.

Po przesłaniu faktury korygującej do systemu KSeF automatycznie sprawdza poprawność zawartych w niej danych. Dokument jest uznawany za wystawiony w momencie jego przyjęcia do systemu, następnie zostaje udostępniony nabywcy i przechowywany w KSeF, gdzie pozostaje dostępny dla obu stron transakcji.

Aby uniknąć odrzucenia korekty, przed jej wysłaniem warto sprawdzić:

czy prawidłowo wskazano fakturę pierwotną;
jaki jest dokładny zakres korekty;
czy dane są zgodne z aktualną strukturą logiczną;
czy posiadasz właściwe uprawnienia w KSeF;
czy wszystkie wymagane pola zostały uzupełnione.

Co warto zapamiętać o korektach w systemie faktur ustrukturyzowanych?

W systemie faktur ustrukturyzowanych nie ma możliwości poprawiania dokumentów „wstecz”. Każda zmiana oznacza konieczność wystawienia nowej faktury korygującej, dlatego kluczowe znaczenie ma poprawność danych i korzystanie z listy kontrolnej przed wysłaniem dokumentu do KSeF.

Jeśli chcesz lepiej przygotować się do pracy z KSeF, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które w praktyczny sposób pokazują, jak poruszać się po systemie i unikać najczęstszych błędów.