Czy KSeF automatycznie sprawdza dane kontrahenta, w tym rachunek bankowy? Nie w takim zakresie, jak wielu podatników się spodziewa, ponieważ automatyczna weryfikacja w KSeF ma ściśle określony zakres techniczny. Sprawdź, co dokładnie weryfikuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), a za jakie elementy nadal odpowiada podatnik.
Jak działa automatyczna weryfikacja w KSeF?
Automatyczna weryfikacja w KSeF polega na sprawdzeniu poprawności technicznej faktury, a nie na analizie jej treści. System zwraca uwagę m.in. na:
- zgodność dokumentu ze strukturą logiczną FA;
- kompletność wymaganych pól;
- poprawność formatów danych.
Jeśli faktura nie spełnia tych warunków, zostaje odrzucona i nie trafia do obiegu.
Czy KSeF sprawdza rachunek bankowy kontrahenta?
Nie, KSeF nie weryfikuje rachunku bankowego kontrahenta ani jego zgodności z tzw. białą listą podatników VAT. Oznacza to, że system nie porównuje numeru rachunku wskazanego na fakturze z innymi rejestrami i nie sygnalizuje błędów w tym zakresie. Odpowiedzialność za poprawność danych spoczywa w całości na wystawcy faktury.
Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, jak działa KSeF, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które pomogą Ci sprawnie wdrożyć nowe zasady w codziennej pracy.
Jakie błędy przechodzą przez KSeF i jak się przed nimi zabezpieczyć?
Faktura może zostać poprawnie przyjęta do KSeF, mimo że zawiera błędy, które ujawnią się dopiero na etapie rozliczeń lub kontroli, takich jak błędne dane, czy wartość transakcji. Dzieje się tak dlatego, że system sprawdza wyłącznie poprawność techniczną dokumentu, a nie merytoryczną zgodność danych, takich jak:
- informacje o kontrahencie;
- numer rachunku bankowego;
- warunki umowy czy wartości transakcji.
Aby ograniczyć ryzyko takich błędów, niezbędne jest wdrożenie odpowiednich procedur po stronie firmy. Kluczową rolę odgrywają wewnętrzne checklisty, bieżąca weryfikacja danych kontrahentów oraz jasny podział odpowiedzialności między zespołami sprzedaży i księgowości.
Przykłady błędów, związanych z wdrażaniem KSeF znajdziesz w powiązanych artykułach:
Jak przygotować zespół na możliwości automatycznej weryfikacji w KSeF?
Aby automatyczna weryfikacja w KSeF faktycznie wspierała pracę zespołu, pracownicy muszą wiedzieć, co system sprawdza, a czego nie kontroluje wcale. Kluczowe jest uświadomienie pracownikom, że poprawność merytoryczna danych nadal leży po stronie firmy. Właśnie dlatego warto postawić na rzetelne przygotowanie zespołu. Pomogą Ci w tym kursy dostępne na kik.edu.pl:
- Kurs KSeF 2.0 – szczegółowo omawiający obsługę systemu, strukturę faktur, sposób przekazywania danych oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych;
- Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych – skoncentrowany na kwestiach organizacyjnych, odpowiedzialności w pracy z KSeF oraz zarządzaniu uprawnieniami i pełnomocnictwami.
Automatyczna weryfikacja w KSeF obejmuje wyłącznie poprawność techniczną faktury. System nie sprawdza rachunku bankowego kontrahenta ani zgodności danych z innymi rejestrami, dlatego kluczowe znaczenie mają wewnętrzne procedury. Jeśli chcesz lepiej przygotować się na zmiany, sprawdź Kurs KSeF 2.0 oraz Kurs Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, które wyjaśniają Ci zasady działania systemu i pomogą sprawnie wdrożyć go do swojej firmy!
FAQ
Czy KSeF automatycznie sprawdza rachunek bankowy kontrahenta?
Nie, KSeF nie realizuje weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta ani jego zgodności z innymi rejestrami.
Jakie błędy KSeF wykrywa automatycznie?
System KSeF automatycznie sprawdza wyłącznie poprawność techniczną faktury oraz jej zgodność z obowiązującą strukturą logiczną.
Czy faktura przyjęta do KSeF zawsze jest poprawna?
Nie, faktura może zawierać błędy merytoryczne, mimo że została poprawnie zwalidowana przez system.
Kto odpowiada za poprawność danych na fakturze?
Za poprawność danych zawartych na fakturze zawsze odpowiada podatnik, a nie system KSeF.
