Świadczenia socjalne to jeden z bardzo ważnych aspektów związanych z zatrudnieniem i dokumentacją prowadzoną przez księgowość. W tym obszarze podobnie jak w innych, dochodzi do różnych zmian i doprecyzowań przepisów, które każdy księgowy powinien znać. Wśród takich zakresów świadczeń znajduje się Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, czyli ZFŚS. Co to jest, jak wyliczyć wartość ZFŚS, na co można przeznaczyć takie świadczenie, to kilka z pytań, na które odpowiedzi umieszczamy poniżej.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ZFŚS – co to jest?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, czyli ZFŚS to rodzaj specjalnego funduszu, który musi być utworzony przez niektórych pracodawców na przeznaczonym do tego rachunku bankowym w celu gromadzenia środków na wsparcie socjalne pracowników oraz innych uprawnionych do tego osób.
ZFŚS muszą utworzyć pracodawcy zatrudniający minimum 50 pracowników lub 20, a mniej niż 50 w przypadku, gdy złożony zostanie wniosek o utworzenie takiego funduszu przez zakładową organizację związkową. Liczba osób zatrudnionych w danym zakładzie pracy ustalana jest zawsze na dzień 1 stycznia danego roku w odniesieniu do pełnych etatów. Jeżeli w trakcie trwania roku liczba zatrudnionych osób zwiększy się i przekroczy 50, nie rodzi to obowiązku zakładania ZFŚS co najmniej do końca tego roku.
W przypadku jednostek samorządowych i budżetowych utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest obowiązkowe niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Kwestie związane z funkcjonowaniem ZFŚS zawarte są w Ustawie z dn. 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
ZFŚS – jak wyliczyć wysokość świadczenia?
Kwestia tego, jak ustalić kwotę ZFŚS, jak wyliczyć ją w odniesieniu do danego pracownika, ściśle zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego z drugiego półrocza roku poprzedzającego, czyli 2023. Zgodnie ze stanem prawnym, była to suma 6 445,71 zł. Odnośnie do tych danych wysokość odpisu na ZFŚS w 2024 wynosi:
- 2 417,14 zł – odpis podstawowy 37,5%;
- 3 222,8 zł – odpis podwyższony 50%;
- 322,29 zł – odpis dla pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki 5%;
- 386,74 zł – odpis dla pracowników młodocianych w drugim roku nauki 6%;
- 451,20 zł – odpis dla pracowników młodocianych w trzecim roku nauki 7%.
Oprócz tego, jak wyliczyć ZFŚS, ile wynosi świadczenie i jaka kwota jest podstawą dla jego obliczenia, warto mieć też na uwadze terminy przekazania należnych kwot na rachunek funduszu zakładowego. Istotne jest, aby 75% należnej kwoty wpłacone zostało do dnia 31 maja 2024 roku. Do 30 września natomiast pracodawca ma czas, aby przekazać na rachunek pozostałe 25% wyliczonych kwot i ewentualnych zwiększeń.
Szczegółowe wytyczne dotyczące obliczania wysokości środków przeznaczonych na ZFŚS
Może się zdarzyć, że zwiększeniu ulegnie kwota, jaką stanowią powyższe wyliczenia na ZFŚS. Ile wynosi wówczas suma, jaką należy przekazać na rachunek funduszu i z czego to wynika?
Kwota odpisu na danego pracownika ulega zwiększeniu w przypadku, jeżeli jest to osoba legitymująca się umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności. Odpis przysługuje również emerytom i rencistom, nad którymi dany pracodawca sprawuje opiekę socjalną. W przypadku tych dwóch grup zwiększenie odpisu to 6,25% podstawy dla obliczania, czyli równowartość 402,86 zł.
Należy uwzględnić również zwiększenie odpisu w przypadku pracodawców, którzy utworzyli zakładowy klub dziecięcy lub żłobek. Wówczas przeznaczą oni 7,5% podstawy, czyli 483,43 zł.
Przykłady konkretnych świadczeń socjalnych i kryteria ich przyznawania
Środki zgromadzone na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być przeznaczone na konkretne cele w ramach działalności socjalnej. Najczęściej są to działania z zakresu:
- dofinansowania urlopu i wypoczynku pracowników;
- działalności sportowo-rekreacyjnej;
- działalności kulturalno-oświatowej;
- pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej na skutek zdarzeń losowych, lub świąt;
- opieki nad dziećmi w klubach dziecięcych, żłobkach, przedszkolach itp.;
- bezzwrotnej i zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe (np. pożyczka remontowa czy mieszkaniowa).
Warunki, zasady i lista osób uprawnionych do świadczeń określona jest w regulaminie wewnętrznym danego przedsiębiorstwa. Najczęściej dokument ten ustalany jest z reprezentantem pracowników lub z zakładową organizacją związkową.
Kryteria podziału środków między uprawnionych pracowników
Przyznawanie świadczeń oraz konkretna wysokość dopłat nie jest dowolna i ściśle zależy od sytuacji rodzinnej, życiowej czy materialnej danego pracownika uprawnionego do skorzystania z funduszu. Pracodawca nie może umieścić w regulaminie dodatkowych kryteriów, na podstawie których możliwe byłoby uzyskanie wsparcia funduszu, takiego jak np. wymiar etatu czy staż pracy.
Najczęściej o przyznaniu wsparcia z ZFŚS decyduje średni dochód na członka rodziny pracownika czy liczba osób w gospodarstwie domowym ze szczególnym uwzględnieniem dzieci. Zgodnie z prawem pracodawca przed udzieleniem środków z funduszu ma prawo zażądać od pracownika zaświadczenia o zarobkach w przypadku, gdy ten pracuje w dwóch miejscach jednocześnie.
W przypadku zatrudniania przez pracodawcę mniej niż 50 osób to przedsiębiorca decyduje, czy w wyniku złożonego wniosku o założenie ZFŚS utworzy stosowny fundusz, czy też wypłaci w to miejsce świadczenie urlopowe. Świadczenie to zgodnie z obowiązującym prawem nie przysługuje pracownikom zatrudnionym w ramach umowy-zlecenia lub na podstawie innych umów cywilnoprawnych.
Najnowsze zmiany prawne dotyczące ZFŚS 2024 – co się zmieniło?
Największą zmianą w 2024 roku w zakresie ZFŚS jest obecnie ogromny wzrost podstawy do naliczania odpisu na fundusz. W roku ubiegłym podstawa ta wynosiła 5104,90 zł, co stanowiło przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 roku. Obecnie kwota podstawy za odpis to 6445,71 zł, co oznacza, że niektórzy pracownicy mogą zyskać nawet do 600 zł więcej.
Aby poznać wszystkie zmiany w zakresie świadczeń socjalnych i z łatwością określać stosowne naliczenia w tym obszarze, warto wybrać ,,Kurs II stopnia Głównego Księgowego” zgodny z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki, Ustawą o prawie oświatowym, Ustawą o rachunkowości i prawem bankowym. Kurs dostępny jest na platformie dydaktycznej Krajowej Izby Księgowych. Absolwent otrzymuje dokumentację zgodną z wymogami MEiN, certyfikat ukończenia kursu II stopnia Głównego Księgowego w języku polskim i angielskim. Dzięki akredytacji uczelni wyższej Istnieje możliwość otrzymania dodatkowo świadectwa ukończenia wyżej wymienionego kursu oraz dyplomu w skórzanej oprawie.
Istnieje możliwość dofinansowania kursu z Urzędu Pracy. Należy pamiętać, że aby uzyskać tytuł zawodowy ujęty w klasyfikacji zawodów i specjalności wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania Dz. U. z 2014 r. poz. 1145 (kod zawodu 121101) należy ukończyć trójstopniowe szkolenie składające się z kursu I stopnia na Głównego Księgowego, kursu II stopnia na Głównego Księgowego oraz kursu Głównego Księgowego.
