Wśród dokumentacji związanej z prowadzeniem firmy znajduje się wiele różnych zapisów, danych i raportów związanych ze świadczeniem pracy przez poszczególnych pracowników. Jednym z nich jest ewidencja czasu pracy, niezwykle istotna dla prawidłowego naliczania wynagrodzeń i rozliczania czasu pełnienia obowiązków. Aby wiedzieć, jak prowadzić ewidencję czasu pracy, warto korzystać z kursów pozwalających na zdobycie aktualnej wiedzy i praktycznych umiejętności. Sprawdź, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy i jak prowadzić ją w sposób prawidłowy.
Czym jest ewidencja czasu pracy i dlaczego trzeba ją prowadzić?
Ewidencja czasu pracy to charakterystyczny dokument zawierający szczegółowe dane odnośnie do czasu, w którym dany pracownik pełnił swoje obowiązki zawodowe. Zbiór takich informacji prowadzony jest osobno dla każdej z zatrudnionych osób i stanowi podstawę dla rozliczania czasu pracy oraz naliczania należnego wynagrodzenia.
Dzięki ewidencji pracy możliwe jest także ustalanie innych świadczeń bezpośrednio związanych z pracą. Kwestia tego, jak powinna wyglądać ewidencja pracy, jest więc kluczowa dla finansów danego zakładu pracy, ale też rozliczeń z urzędem skarbowym i budżetem firmy. Prawidłowość prowadzenia ewidencji pracy może skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy.
Odnośnie do tego, jak prowadzić ewidencję czasu pracy, należy mieć na uwadze, że dokumentacja tego typu powinna uwzględniać także wszelkie wnioski pracownika o dni wolne czy zastosowanie określonego systemu pracy. To również dokumenty związane z pełnieniem obowiązków w ramach godzin nadliczbowych.
Prawne wymogi dotyczące ewidencji czasu pracy w kontekście przepisów prawa pracy
Konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, choć zapisy te nie określają szczegółowo, jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy. Wiadomo jednak, że prowadzenie tego rodzaju dokumentacji jest obowiązkowe już od pierwszego dnia zatrudnienia przez każdego pracodawcę niezależnie od branży czy systemu pracy. Pracownik nie musi podpisywać ewidencji. Należy pamiętać też, że ewidencja czasu pracy nie jest tym samym co dobrowolna lista obecności pracowników.
Wśród istotnych zapisów prawnych co do ewidencjonowania pracowników, ważne jest, jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy. Dokumenty te muszą być przechowywane przez pracodawcę przez cały okres trwania zatrudnienia danego pracownika w zakładzie pracy oraz kolejne 10 lat po zakończeniu stosunku pracy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa się zakończyła lub została rozwiązana. Istotne są tu również odpowiednie zabezpieczenia dokumentacji. Musi być ona przechowywana w sposób, który zapobiegnie ewentualnemu zniszczeniu np. wskutek kradzieży czy powodzi.
Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy?
Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy powinna uwzględniać możliwość czytelnego odczytania danych będących podstawą do naliczenia właściwego wynagrodzenia pracownika. Chociaż jeden konkretny wzór nie jest określony, najczęściej ewidencja czasu pracy prowadzona jest w formie tabeli, która może występować jako dokument papierowy lub elektroniczny.
W tabeli tej muszą zostać wyszczególnione poszczególne dni miesiąca, godziny oraz możliwość naniesienia poszczególnych oznaczeń. Często stosuje się takie skróty oznaczeniowe jak Ub. (urlop bezpłatny), Ch. (choroba), Uż. (urlop na żądanie), Uwych. (urlop wychowawczy) czy Uok. (urlop okolicznościowy).
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Aby dokumentacja pracownicza związana z naliczaniem wynagrodzenia była kompletna, ważne jest, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy. W tej części dokumentacji powinny znaleźć się takie elementy jak:
- liczba godzin przepracowanych przez danego pracownika wraz z godziną rozpoczęcia oraz zakończenia pracy;
- liczba przepracowanych godzin nadliczbowych;
- liczba godzin przepracowanych w porze nocnej;
- liczba godzin dyżuru wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia oraz wskazanie miejsca, w którym odbywał się dyżur;
- ustawowe zwolnienia od pracy wraz z podstawą prawną ich udzielania, a także oznaczania ich stosownego wymiaru;
- dni wolne od pracy oraz tytuł, z jakiego zostały udzielone;
- usprawiedliwione nieobecności w pracy oraz ich wymiar i rodzaj;
- nieusprawiedliwione nieobecności oraz ich wymiar i rodzaj;
- czas pracy świadczonej przez pracownika młodocianego w przypadku prac wzbronionych młodocianym, która odbyta została w celu przygotowania zawodowego.
Brak niektórych z powyższych elementów w ewidencji czasu pracy w przypadku, gdy miały miejsce w rzeczywistości, niesie ze sobą konsekwencje w postaci naruszenia prawa pracy i może wiązać się z nałożeniem kary grzywny przez Państwową Inspekcję Pracy.
Dlaczego warto rozważyć kurs?
Aby sporządzanie stosownej ewidencji pracy, jak i innego rodzaju dokumentacji w zakładach pracy przebiegało bez naruszeń zasad określonych przez prawo i w łatwy sposób, warto zdecydować się na ,,Kurs I stopnia Głównego Księgowego” dostępny na platformie dydaktycznej Krajowej Izby Księgowych. Kurs zgodny jest z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki, Ustawą o prawie oświatowym, Ustawą o rachunkowości i prawem bankowym.
Absolwent otrzymuje dokumentację zgodną z wymogami MEiN i certyfikat w języku polskim i angielskim. To możliwość kontynuowania nauki na kursie II stopnia Głównego Księgowego. Ostatnim etapem jest ,,Kurs Głównego Księgowego”, który umożliwia uzyskanie kwalifikacji zawodowych do zawodu Głównego Księgowego. Ujętego w klasyfikacji zawodów i specjalności wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania Dz. U. z 2014 r. poz. 1145 (kod zawodu 121101).
Absolwent Kursu I stopnia Głównego Księgowego uzyskuje możliwość podjęcia zatrudnienia w Polsce, jak i we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Dzięki akredytacji uczelni wyższej możliwe jest uzyskanie dodatkowo dyplomu w skórzanej oprawie oraz świadectwa ukończenia kursu. Kursanci ze statusem bezrobotnych mogą skorzystać także z dofinansowania z Urzędu Pracy.
