Każda większa firma posiada w swoich strukturach dział kadr, gdyż prowadzenie dokumentacji związanej z tym obszarem jest obowiązkowe. O ile w firmie pracuje tylko kilkoro pracowników, działania związane z kadrami nie nastręczają wielu trudności. Jednak przy zatrudnieniu powyżej kilkunastu osób niezbędne jest wsparcie specjalisty ds. kadr. Czym dokładnie zajmuje się osoba zatrudniona na stanowisku kadrowej?
Kadrowa – najważniejsze zadania
Specjaliści do spraw kadr muszą posiadać bardzo dużą wiedzę z zakresu prawa oraz administracji, aby prawidłowo wykonywać swoje zadania. Do najważniejszych z nich należą:
- rekrutacja,
- prowadzenie dokumentacji zatrudnionych pracowników,
- rozliczanie czasu pracy,
- kontrola wypłaty wynagrodzeń,
- przygotowywanie i prowadzenie korespondencji z ZUS czy Urzędem Skarbowym,
- kontrola nad przestrzeganiem Kodeksu Pracy,
- dbanie o rozwój pracowników.
Zakres obowiązków jest bardzo szeroki – zależny jest jednak od ilości zatrudnionych w firmie osób, jak również od wymagań przedsiębiorstwa – często kadrowi podejmują się działań motywacyjno-integracyjnych, a więc np. organizowania firmowych imprez, szkoleń i kursów podnoszących kwalifikacje czy kontroli nad systemem premiowym.
Na czym polega praca kadrowej? Kadrowa – czym się zajmuje?
W ogólnym ujęciu kadrowi zajmują się ludzkim potencjałem firmy. Zaczynając od działań związanych z rekrutacją, takich jak wyszukiwanie, wstępna selekcja czy umawianie na rozmowy o pracę, poprzez dalsze prowadzenie całej dokumentacji związanej z zatrudnionymi pracownikami, i na jej archiwizacji kończąc. Mówiąc o dokumentacji, mamy na myśli wszelkie działania związane z pracownikiem, a wymagające potwierdzenia w formie akt. Będą więc to:
- dokumenty dostarczone przez pracownika na początku zatrudnienia (CV, rekomendacje),
- umowy o pracę,
- aneksy,
- inne dokumenty, które wymagają załączenia do akt (noty od pracodawcy),
- wnioski urlopowe,
- zwolnienia lekarskie,
- zaświadczenia ZUS,
- zwolnienia,
- wypowiedzenia.
Dokumentacja bez tajemnic – praca kadrowej w praktyce
Praca kadrowej – na czym polega? To przede wszystkim dbałość o poprawność i kompletność dokumentacji pracowniczej. Kadrowa tworzy i archiwizuje akta osobowe, systematycznie uzupełniając je o umowy, aneksy, wnioski urlopowe czy zwolnienia lekarskie. Czuwa nad terminowością obowiązkowych szkoleń BHP i badań lekarskich, pilnuje wygasających umów oraz przypomina o zbliżających się obowiązkach administracyjnych.
Nie mniej istotne jest przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli zewnętrznych instytucji, takich jak ZUS czy PIP, co wymaga doskonałej organizacji i znajomości przepisów prawa pracy.
Wsparcie strategiczne – kadrowa jako partner zarządu i HR
W nowoczesnych organizacjach rola kadrowej nie ogranicza się już tylko do papierkowej roboty. Praca kadrowej – na czym polega? Coraz częściej obejmuje także aktywne wspieranie zarządu i działu HR. Kadrowa przygotowuje zestawienia i raporty kadrowe, bierze udział w opracowywaniu systemów premiowych i polityki wynagrodzeń, a także współtworzy regulaminy pracy.
Dzięki analizie danych dotyczących absencji, rotacji czy fluktuacji kadr, dostarcza cennych informacji strategicznych. Jej zaangażowanie w rozwój pracowników i realizację celów HR czyni z niej nie tylko strażnika formalności, ale także partnera w budowaniu silnej i efektywnej organizacji.
Za co jeszcze odpowiadają kadrowi? Zadania kadrowej
Praca kadrowej – na czym polega oprócz wspomnianych wcześniej obowiązków? Kadrowi odpowiadają również za monitorowanie poziomu zadowolenia i motywacji pracowników; proponują rozwiązania, dzięki którym można zwiększyć efektywność pracy. Czuwają więc nad odpowiednim wdrożeniem, adaptacją i rozwojem pracowników, dbając przy tym, aby były przestrzegane przepisy zarówno Kodeksu Pracy, jak i BHP. Wpływają na pozytywną atmosferę w firmie, dbają o dobrą komunikację, często pomagają w rozwiązywaniu konfliktów.
Kadrowa – co powinna wiedzieć?
W związku z dużą ilością zadań i ich różnorodnością, osoby zatrudnione na tym stanowisku nie tylko powinny być na nie dobrze przygotowane merytorycznie – muszą również być gotowe na stałe podnoszenie swoich kompetencji. Przepisy często się zmieniają, zmienia się też rynek pracy i oczekiwania zarówno pracowników, jak i pracodawców. Specjaliści ds. kadr muszą być więc stale na bieżąco, aby budować zespół ludzi, którzy chętnie i wydajnie podejmują się swoich zadań. Taką wiedzę można zdobyć już na kursie specjalisty ds. kadr, gdzie zawarte są najważniejsze zagadnienia niezbędne do pracy na stanowisku kadrowej:
- prawo pracy,
- zatrudnianie pracowników i ustanie stosunku pracy,
- urlopy i czas pracy,
- wypłacanie wynagrodzeń.
Sprawne zarządzanie dokumentacją, a także przepływem dokumentów i odpowiednia komunikacja to mocny filar dla prawidłowego funkcjonowania firmy, również wizerunkowo. Osoby otwarte na ludzi, komunikatywne, a przy tym dobrze zorganizowane i dokładne świetnie się odnajdą na tym stanowisku.
Kadrowa – zakres obowiązków
Jakie są inne obowiązki kadrowej? Oprócz wszystkich wymienionych wyżej czynności kadrowi mogą zajmować się również bieżącymi sprawami przedsiębiorstwa. Zakres obowiązków kadrowej nierzadko uwzględnia także kwestie związane z restrukturyzacją firmy oraz pomysłami na usprawnienie jej działania. Co robi kadrowa?
- Dba o dobro zakładu pracy, przestrzeganie zasad higieny pracy i bezpieczeństwa,
- zna i stosuje w praktyce przepisy prawa pracy – stoi na straży interesów zarówno pracodawców, jak i pracowników,
- regularnie uaktualnia swoją wiedzę.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat tego, czym zajmuje się kadrowa, z pewnością zainteresuje Cię „Kurs specjalista ds. Kadr”, znajdujący się w ofercie kik.edu.pl, na którym nauczysz się wszystkiego, co może być potrzebne na tym stanowisku. Już dziś rozpocznij naukę w Krajowej Izbie Księgowych!
